Stovky produktů, tisíce dat. Jak Svorto dostalo firemní procesy pod kontrolu?

„Nechtěli jsme další systém, kterému se budeme přizpůsobovat. Chtěli jsme systém, který se přizpůsobí nám.“

Když produktů přibývá, tabulky přestávají stačit

Rodinná společnost Svorto vyrábí ortopedické pomůcky s tradicí sahající až do roku 1905. Za tu dobu se rozrostlo nejen její produktové portfolio, ale také množství informací, které musí každodenně spravovat.

Jednotlivé produkty se liší velikostí, materiálem i určením. Ke každé variantě se vážou parametry, fotografie, certifikáty nebo produktové popisky. A tyto informace musí být dostupné pro e-shop, obchodní partnery, tištěné materiály i zahraniční export. Háček? Data byla roztroušená napříč tabulkami a dokumenty.

Aktualizace jediné informace tak mohla znamenat úpravy v několika souborech. Správa jazykových mutací přidávala další práci a s každým novým produktem rostlo riziko, že se jednotlivé údaje nebudou shodovat. Výsledkem byly zdlouhavější procesy, opakovaná ruční práce a komplikovanější uvádění nových produktů na trh.

Svorto proto potřebovalo vytvořit jedno centrální prostředí, které sjednotí firemní data a usnadní jejich další využití.

Jeden systém místo dalších a dalších tabulek

Po vstupní analýze zvolil implementační partner Emberix pro Svorto platformu Tabidoo. Cílem nebylo změnit fungování celé firmy ze dne na den. Naopak. Řešení bylo od začátku navrženo tak, aby se jednotlivé agendy digitalizovaly postupně, bez zásadního narušení běžného provozu.

Začalo se produktovými daty. Postupně přibyly smlouvy, majetek, revize a další provozní agendy. Nyní přichází na řadu docházka.

1. Produktová data na jednom místě

Prvním krokem bylo vytvoření centrální databáze produktového portfolia. Emberix připravil v Tabidoo strukturu pro správu produktových informací, importoval stávající data a nastavil základní automatizace. Systém nyní umožňuje spravovat produktové parametry, obrázky, certifikace i jazykové mutace popisků na jednom místě. Součástí řešení jsou také automatizace pro export dat, překlady produktových popisků a další opakující se úkony.

Svorto tak získalo jednotný zdroj produktových informací, který usnadňuje jejich aktualizaci a další využití. V navazujících fázích se počítá také s propojením Tabidoo se stávajícími systémy společnosti, včetně e-shopu.

2. Digitalizace smluv, majetku a provozních povinností

Produktovými daty ale digitalizace neskončila. Ve druhé fázi Emberix rozšířil Tabidoo o další oblasti firemního provozu. Vzniklo tak prostředí pro evidenci smluv, firemního majetku, revizí, kontrol, školení zaměstnanců a zdravotních prohlídek.

Důležitou součástí jsou přehledové dashboardy, které zobrazují klíčové informace a blížící se termíny. Vybrané důležité termíny navíc systém automaticky připomíná prostřednictvím e-mailových notifikací.

Místo ručního hlídání termínů v několika evidencích má firma důležité informace přehledně na jednom místě.

3. Docházka jako další krok

Flexibilita Tabidoo umožnila navázat na již vytvořený systém a využít existující data také při přípravě digitalizace docházky. Tato fáze aktuálně probíhá. Cílem je nahradit další excelové tabulky, které se ve firmě každý měsíc používají pro evidenci docházky, a převést tento proces do jednotného prostředí.

Svorto tak postupně rozšiřuje využití Tabidoo, aniž by pro každou novou agendu muselo začínat s odděleným systémem.

Co Tabidoo Svortu přineslo?

Jednotná produktová data

Produktové informace, certifikáty, obrázky a jazykové mutace jsou spravovány v jednom prostředí. To usnadňuje jejich aktualizaci a snižuje riziko rozdílných údajů napříč výstupy.

Méně opakované práce

Automatizované exporty, překlady a další činnosti zjednodušují práci s produktovými informacemi a zrychlují související procesy.

Přehlednější firemní provoz

Smlouvy, majetek, revize, kontroly, školení i zdravotní prohlídky mají jednotnou evidenci.

Automatické hlídání termínů

Dashboardy a e-mailové notifikace pomáhají pracovníkům sledovat důležité provozní povinnosti a blížící se termíny.

Prostor pro další digitalizaci

Díky platformě lze systém postupně rozšiřovat podle potřeb společnosti, bez nutnosti vlastního vývoje každé nové aplikace.

Lepší data jako základ pro další růst

Jedním z důležitých přínosů řešení je také lepší připravenost Svorta na zahraniční expanzi. Jednotná struktura produktových informací usnadňuje jejich překlady, sdílení a další využití v marketingu i komunikaci s obchodními partnery na zahraničních trzích.

Digitalizace tak nepomáhá pouze s každodenní administrativou, ale vytváří také kvalitnější datový základ pro další rozvoj společnosti.

Digitalizace nemusí přijít přes noc

Příběh Svorta ukazuje, že cesta k efektivnějšímu fungování firmy nemusí začínat rozsáhlou změnou všech systémů najednou. Stačí identifikovat oblast, kde roztříštěná data a ruční práce způsobují největší komplikace, a postupně na ni navazovat dalšími procesy.

Právě tak postupovali Svorto a Emberix. Od produktových informací se dostali k provozním agendám a nyní připravují další rozšíření o docházku. To vše v rámci jedné platformy, kterou lze dál přizpůsobovat potřebám firmy.

A co vaše firemní procesy?

Kolik tabulek, dokumentů a samostatných evidencí dnes potřebujete k tomu, aby vaše firma fungovala? S Tabidoo můžete začít jednou agendou a postupně digitalizovat další. Od produktových dat přes smlouvy až po každodenní firemní provoz.

Méně tabulek. Více přehledu. Jedna platforma, která se přizpůsobí vaší firmě.