Hurvínek a případ zmizelého papírování

Diváci vidí představení. To největší organizační představení ale často probíhá za oponou. Divadlo Spejbla a Hurvínka řeší vedle zkoušek a samotných představení také smlouvy, objednávky, rozpočty, schvalování nebo spolupráci s externími umělci. A právě v zákulisí začalo hrát svou roli Tabidoo.

Výsledek? Méně papírování, rychlejší komunikace a procesy, které dříve mohly trvat celé dny, dnes proběhnou během minut nebo hodin. A hlavně – víc prostoru na to, kvůli čemu divadlo existuje.

Máme pocit, že jsme Tabidoo používali odjakživa.

Mgr. Denisa Kirschnerová, ředitelka Divadla Spejbla a Hurvínka

Co diváci nevidí

Spejbl a Hurvínek patří na česká jeviště už celé generace. Hurvínek oslavil 100 let a s takovou historií přichází nejen radost, ale také odpovědnost. Zachovat tradici a zároveň řídit divadlo způsobem, který odpovídá dnešní době. Protože zatímco diváci sledují představení, v zákulisí běží úplně jiný program.

Plánují se zkoušky, připravuje technika, koordinuje program a zároveň se řeší smlouvy, faktury, objednávky nebo administrativa. K tomu personalistika, autorskoprávní zajištění inscenací, rozpočty nových představení a spolupráce s externími umělci a dodavateli.

A čím víc věcí se odehrává paralelně, tím důležitější je, aby lidé věděli, co se právě děje, kdo má co schválit a kde najít správné informace. Právě tady začíná případ zmizelého papírování.

Když tradice potká budoucnost

Divadlo chtělo zrychlit a zpřehlednit interní komunikaci. Místo hledání informací v dlouhých e-mailových vláknech, dohledávání dokumentů nebo obíhání kanceláří kvůli podpisům chtělo mít proces, ve kterém je jasné, co se právě děje a na kom je další krok. Jednou z hlavních oblastí byly finance.

Původní schvalování finančních operací bylo pomalé a přinášelo prostor pro chyby. Vedení zároveň potřebovalo aktuální přehled o rozpočtech. Evidence smluv byla rozdělená mezi několik míst, takže kontrola termínů a plnění znamenala další práci navíc.

Požadavek proto nebyl „najděme nějaký software“. Byl mnohem konkrétnější: najděme systém, který se dokáže přizpůsobit tomu, jak divadlo skutečně funguje.

Divadlo se systému přizpůsobovat nemuselo. Systém se přizpůsobil divadlu.

Při výběru bylo důležité, aby platforma dokázala respektovat specifické procesy kulturní instituce a současně umožnila nastavit striktní, ale uživatelsky jednoduché třístupňové schvalování finančních operací. A právě tady přišlo na scénu Tabidoo.

Namísto změny zavedených postupů divadla bylo možné digitálně přepsat procesy tak, jak už skutečně fungovaly. V Tabidoo vzniklo třístupňové schvalování financí a zároveň jedno místo pro evidenci objednávek a smluv.

Nejdřív se nastavily jednotlivé role: zadání → kontrola rozpočtu → finální podpis vedením. Následně se přidala evidence objednávek a smluv. Z několika oddělených kroků tak vzniklo jedno komunikační centrum, ve kterém má tým přehled o celém procesu.

Tři kroky. Jedno schválení. Žádné obíhání kanceláří.

Nešlo přitom jen o to přesunout papír na obrazovku. Tabidoo začalo hlídat samotný proces. Informace o finančních operacích a smlouvách jsou dostupné lidem, kteří je skutečně potřebují. Každý náklad projde nastaveným schvalováním a vedení má kontrolu nad rozpočtem. Evidence smluv zároveň pomáhá hlídat termíny a propojuje dokumenty s příslušnými finančními operacemi.

A když je potřeba něco schválit? Už není nutné hledat správného člověka nebo čekat, až někdo objeví e-mail. Ozve se systém. Automatické notifikace posouvají proces dál a schvalování objednávek a smluv, které dříve mohlo trvat celé dny, se dnes odehrává v řádu minut nebo hodin.

Nejlepší systém? Ten, o kterém za chvíli nevíte, že je nový

Samotné nasazení proběhlo rychle. Ještě důležitější ale bylo něco jiného: rychlost, s jakou Tabidoo přijali lidé v divadle. Žádná dlouhá změna návyků. Žádný systém, kterému se musí všichni nejdřív naučit přizpůsobovat. Naopak.

Platforma kopírovala postupy, které už tým znal, pouze odstranila zbytečné kroky kolem nich. Právě snadné přijetí systému bylo podle divadla jedním z největších překvapení celé změny.

A možná proto dnes zní jedna z nejlepších vět celé případové studie tak jednoduše:

„Máme pocit, že jsme Tabidoo používali odjakživa.“

Co zmizelo za oponou?

Žádný kouzelnický trik. Jen dobře nastavený proces.

• Rychlejší komunikace. Informace o smlouvách a finančních operacích se dostávají rovnou k odpovědným lidem.
• Kontrola nad financemi. Třístupňové schvalování pomáhá ověřit každý náklad ještě před jeho schválením.
• Pořádek ve smlouvách. Dokumenty jsou evidované na jednom místě, provázané s finančními operacemi a systém pomáhá hlídat důležité termíny.
• Minuty a hodiny místo dnů. Automatické notifikace výrazně zrychlily schvalování objednávek a smluv.
• Desítky hodin administrativy zpátky. Právě tolik podle divadla šetří přehlednější evidence smluv a jejich propojení s financemi.

A hlavní dopad?

Mohli bychom skončit u rychlejšího schvalování, přehlednější komunikace nebo desítek ušetřených hodin. Jenže to by nám do toho pravděpodobně skočil Hurvínek.

„Hlavní dopad?! Vážně to chcete vědět? Ono to totiž dopadlo až k nám na jeviště!“

Protože každá hodina, kterou lidé v divadle nemusí věnovat dohledávání papírů, e-mailům nebo obíhání kanceláří, může skončit někde úplně jinde. U diváků. U nového představení. Na jevišti. Nebo, jak by dodal Hurvínek:

„Míň papírování znamená víc času pro to nejdůležitější – pro naše diváky a pro přípravu skvělých představení… se mnou v hlavní roli pochopitelně!“

A co by mohlo zmizet u vás?

Možná to nejsou smlouvy v divadle. Možná je to Excel, který už dávno přerostl sám sebe. Schvalování, které stojí na e-mailech. Evidence, kterou drží v hlavě jeden člověk. Nebo firemní proces, pro který jste nikdy nenašli správný software.

Nemusíte se přizpůsobovat hotové aplikaci. Vytvořte si vlastní. Popište vlastními slovy, co ve firmě potřebujete evidovat, řídit nebo automatizovat. Tabidoo AI vám pomůže vytvořit firemní aplikaci podle vašeho procesu.

Nejdřív věta. Pak aplikace.