Z pravěkých Google tabulek do Tabidoo: 5 000 obchodních případů v jednom systému

Tabidoo nás přeneslo z pravěku do moderní doby.

Jiří Zmidloch, zakladatel Z-AGENCY a TerraHunt

Malý tým, stovky akcí a hodně dat.

Z-AGENCY pořádá firemní akce a teambuildingy od roku 2010. Její vlajkovou lodí jsou Treasure Hunt programy, kolem kterých postupně vznikla i vlastní herní platforma TerraHunt. Dnes patří mezi největší poskytovatele treasure huntových her ve střední Evropě.

V kanceláři přitom sedí jen šest lidí. Kolem nich se ale pohybuje přes 60 externích instruktorů, umělců, specialistů a lektorů a každý rok společně odbaví stovky akcí po celé republice. Na každou z nich je potřeba poskládat správné lidi, vybavení i informace.

Malý interní tým. Velký provoz. A přesně ten typ firmy, kde tabulka funguje skvěle. Dokud jich není moc.

Deset let v Google tabulkách. Pak přestaly stačit.

Obchod. Personalistika. Sklad pomůcek, aktivit a rekvizit. Téměř deset let žila velká část firmy v Google tabulkách. Byly propojené a svou práci dlouho odváděly. Jenže firma rostla. A s ní rostlo i množství dat, lidí a procesů.

Najednou nebylo jednoduché zjistit, kolik poptávek je otevřených, v jaké jsou fázi nebo kdo je řeší. Historie klienta nebyla na jednom místě. Koordinace externistů byla rozdělená mezi další tabulky a facebookové skupiny.

A když chtěl Jiří vědět, jaká je sezónnost, úspěšnost nabídek nebo kolik klientů se vrací? Místo dat měl odhady. Tabulky pořád fungovaly. Jen už podle nich nešlo dobře řídit firmu.

CRM bylo dost, jen žádné nebylo pro Z-AGENCY

V roce 2020 začal Jiří hledat náhradu. Nejdřív pro obchod. Vyzkoušel Raynet, Pipedrive, Caflou i další nástroje. Nešlo o to, že by neuměly CRM. Problém byl jinde. Z-AGENCY by musela změnit své procesy podle toho, jak funguje vybraný software. A Jiří chtěl přesný opak.

Tabidoo ho zaujalo tím, že není další hotovou šablonou, do které se firma musí vejít. Je to stavebnice. Místo otázky: „Jak máme změnit firmu, aby nám fungovalo CRM?“ tak přišla jiná: „Jak má fungovat aplikace, aby seděla naší firmě?“

Nejdřív obchod, téměř 5 000 případů později

První vlastní aplikací se stal Obchod. Není to jen CRM. Z-AGENCY si v Tabidoo postavila kombinaci obchodního systému a procesní nástěnky přesně podle toho, jak její obchod skutečně probíhá.

Jeden případ prochází celou cestou: lead → poptávka → objednávka → zaplacení konečné faktury. Všechno na jednom místě. Propojené štítky a notifikacemi tak, aby žádný případ nezapadl.

Od roku 2021 aplikací prošlo téměř 5 000 obchodních případů od více než 2 400 firem. A hlavně: z evidence se stal nástroj pro řízení. Jiří má pro každý rok dashboardy s obraty, počtem zpracovaných poptávek, úspěšností jednotlivých obchodníků i srovnáním s předchozími roky.

Obchod už se neřídí podle pocitu. Řídí se podle čísel. A když se po dvou letech ozve klient? Tým vidí celou jeho historii. Jaký program měl, kde, za kolik. Novou nabídku tak dokáže připravit za zlomek původního času.

„Kdo nám může vést Bonda?“

Obchod byl začátek. Další na řadu přišli lidé. Z-AGENCY má vedle šesti interních zaměstnanců rozsáhlou síť externistů – freelancery, studenty, pracovníky na dohodu, specialisty i externí firmy. A nestačí vědět jen jejich jméno a telefon. U každého potřebuje znát jeho kompetence. Junior, nebo senior? Core tým, nebo support? Může řídit celou akci? Na které programy je vyškolený? Zvládne online event? Jakou má angličtinu? Řídí auto?

Proto vznikla aplikace Personalistika. Když dnes Z-AGENCY skládá tým na akci, nemusí spoléhat na to, koho si někdo zrovna vybaví. Vyfiltruje lidi podle toho, co skutečně umí.

A teď najděte bednu pro Sherlocka

Možná nejlépe ale princip Tabidoo ukazuje sklad. Běžné skladové systémy počítají s tím, že firma něco nakupuje a prodává. Z-AGENCY potřebovala něco úplně jiného – evidovat velké množství teambuildingových programů, aktivit a pomůcek na několika místech. K tomu tablety, telefony, AirTagy, SIM karty, elektroniku nebo třeba obsah lékáren.

Před akcí si instruktor otevře skladovou aplikaci a vybere svůj program. Třeba Útěk z hradu, Jamese Bonda, Případy Sherlocka Holmese nebo Indiana a svatý grál. Tabidoo mu ukáže konkrétní set, sklad, ve kterém se nachází, označení bedny, její obsah i počty jednotlivých položek. Přijede. Najde správnou bednu. Vezme ji. Jede na akci. Systém navíc pomáhá hlídat chybějící a rozbité vybavení a u lékáren také expirace.

Právě sklad přitom nevznikl na první pokus. Jiří nejdřív musel vymyslet jeho logiku – od nejmenší skladové jednotky až po propojení s konkrétním programem. Systém postupně upravoval tak dlouho, dokud neodpovídal tomu, co Z-AGENCY skutečně potřebovala.

A právě v tom je pointa stavebnice. Nemusíte trefit proces do systému. Můžete systém dotáhnout k procesu.

Smlouva za čtyři sekundy

Když jsou data na správném místě, mohou začít pracovat dál. Z-AGENCY proto postupně napojila Tabidoo také na automatizace a další interní systémy přes API. V personalistice to dnes znamená třeba onboarding na jedno kliknutí. Novému spolupracovníkovi odejde formulář. Vyplní ho. Odešle. A jeho údaje se automaticky zapíšou rovnou do aplikace Personalistika.

Žádné ruční přepisování. A když je potřeba vytvořit dohodu o provedení práce? Jedno kliknutí. Čtyři sekundy. Hotovo. Kompletní dohoda vznikne automaticky včetně notifikace.

To, co se dříve skládalo ručně přes Ctrl+C a Ctrl+V, dnes vznikne během několika sekund.

Začalo to tabulkami. Dnes na stejných datech pracuje AI.

Od chvíle, kdy Z-AGENCY začala používat Tabidoo, se svět firemního softwaru výrazně změnil. A Jiří s ním.

Dnes intenzivně využívá automatizace, vlastní AI systémy a agentní frameworky. Přes API z Tabidoo čerpají podklady pro výplaty instruktorů, interní e-learning nebo marketingové segmentace. Obchodní data využívají také AI agenti při přípravě nabídek a analýze obchodu.

Člověk by možná čekal, že po šesti letech přijde další migrace. Jenže Tabidoo z firmy nemizí. Zůstává zdrojem pravdy. Data z něj se kombinují například s e-maily obchodníků nebo mailingovým nástrojem a slouží jako základ pro segmentaci zákazníků a obchodní strategie.

Kdo chce pracovat přímo s daty, používá Tabidoo. Kdo staví automatizace nebo AI systémy, přistupuje ke stejným datům přes API. Jedna datová základna. Pro lidi i pro AI.

„Tabidoo nás přeneslo z pravěku do moderní doby. A přestože vývoj systémů teď díky AI běží exponenciálním tempem, Tabidoo se rozhodně neztratí. Na tuto dobu se připravilo velmi dobře.“

Co dnes běží v Tabidoo?

• Obchod. Téměř 5 000 obchodních případů od více než 2 400 firem a dashboardy, podle kterých lze obchod skutečně řídit.
• Personalistika. Interní zaměstnanci i více než 60 externistů včetně jejich kompetencí, školení a oprávnění.
• Sklad. Programy, aktivity, rekvizity, elektronika i lékárny včetně přesného umístění a počtu kusů.
• Pokladna. Menší agenda, kvůli které není potřeba zavádět další samostatný nástroj.
• Automatizace. Onboarding bez přepisování, smlouva za čtyři sekundy a data pro další interní nástroje i AI.

A největší výhoda? Když do systému potřebujete pustit 60 lidí

Pro Z-AGENCY je důležitá ještě jedna věc. Více než 60 externistů potřebuje přístup k určitým informacím, někteří třeba jen na pár minut jednou za čas. U klasického SaaS, který účtuje licenci za každého uživatele, by takový model podle Jiřího přestal dávat ekonomický smysl.

Tabidoo neúčtuje cenu podle počtu uživatelů. Z-AGENCY tak může dát přístup lidem, kteří ho skutečně potřebují, aniž by každý další externista znamenal další měsíční licenci.

Firma se nemá přizpůsobovat softwaru

Z-AGENCY začala hledat nový systém, protože přerostla tabulky. Mohla skončit u CRM. Vedle něj koupit HR systém. Pak skladový software. A nakonec další nástroje na všechno, co se nevešlo ani do jednoho z nich.

Místo toho si v Tabidoo postavila obchod, personalistiku, sklad i pokladnu podle vlastních procesů. A šest let poté je možná právě tohle nejlepší odpověď na otázku, proč u něj zůstává.

Firma se nemusela naučit fungovat podle softwaru. Software se naučil fungovat podle firmy.

A vaše firma ještě žije v tabulkách?

Možná je to obchodní pipeline. Možná sklad. Personalistika. Schvalování. Nebo ten jeden specifický proces, pro který žádný hotový software nikdy úplně neseděl. Nemusíte ho vkládat do další univerzální aplikace. Vytvořte aplikaci podle toho, jak vaše firma skutečně funguje.

Popište vlastními slovy, co potřebujete evidovat, řídit nebo automatizovat. Tabidoo AI vám pomůže vytvořit aplikaci podle vašeho procesu.

Nejdřív věta. Pak aplikace.