První funkční verze za 30 dní. Jak CNC Doctors staví systém, který zvládá trojnásobný růst?

„Nechtěli jsme jen nahradit původní software. Chtěli jsme vytvořit systém, který poroste společně s firmou, přizpůsobí se našim procesům a umožní nám zvládat více zakázek bez zbytečné administrativy.“

Když software funguje, jen už nestačí

Čtrnáct lidí, servis CNC obráběcích strojů a každodenní provoz, ve kterém záleží na přesných informacích. Společnost CNC Doctors zajišťuje diagnostiku závad, opravy, servisní zásahy i technickou podporu. Pět lidí v kanceláři koordinuje agendu firmy, devět servisních techniků se stará o zákazníky a jejich stroje.

Aby všechno fungovalo, potřebují mít přehled o zakázkách, servisních požadavcích, provedených pracích, dokumentaci i navazující fakturaci. Původní software přitom nebyl špatný. Evidenci zakázek a fakturaci zvládal dobře. Problém nastal ve chvíli, kdy firma potřebovala něco změnit.

Každá nová funkce znamenala komunikaci s dodavatelem, podrobné zadání a čekání na výsledek. Technická omezení navíc komplikovala další rozvoj systému. A pak tu byl ještě jeden háček: „Jak přesně popsat funkci, kterou jste nikdy neviděli?“

Uživatelé často věděli, co jim při práci chybí. Ale teprve když mohli konkrétní řešení vyzkoušet, dokázali přesně říct, jak by mělo fungovat. K tomu se přidávaly další samostatné nástroje. Google Kalendář, telefonní kontakty, e-maily, dokumenty a různé dílčí evidence. Každý z nich měl své využití, ale informace zůstávaly rozdělené.

Administrativa jako taková přitom nebyla zásadním problémem. Firma ji měla zvládnutou. Chyběla jí především možnost propojit jednotlivé procesy, získat aktuální celkový přehled a dál se rozvíjet bez omezení původního softwaru.

Nejdřív pochopit firmu, potom stavět aplikaci

Na začátku spolupráce s BohuTech stál požadavek majitele CNC Doctors na analýzu firemních procesů a návrh možností dalšího rozvoje. Ukázalo se, že jedním z důležitých předpokladů růstu bude pružnější informační systém a sjednocení firemních dat. Ve hře bylo několik řešení, včetně specializovaných aplikací pro servisní společnosti.

Tabidoo bylo zpočátku jednou z možností. Nakonec ale rozhodla kombinace flexibility platformy, znalosti firemních procesů ze strany implementátora a vzájemné důvěry. Důležitou roli hrála také možnost rychle vytvořit funkční řešení a následně ho upravovat podle zpětné vazby.

BohuTech proto nezačal rozsáhlou technickou specifikací. Nejprve zmapoval reálné fungování firmy, jednotlivé činnosti, vznikající data a jejich návaznosti. Po několika společných schůzkách vznikl návrh datového modelu, tabulek a procesů, na kterých se začal stavět nový systém.

Cílem nebylo jen převést původní evidenci do modernějšího prostředí, ale vytvořit lepší způsob, jak firmu řídit.

30 dní od návrhu k první použitelné verzi

Jednou z největších výhod zvoleného postupu byla rychlost, s jakou bylo možné začít. První použitelná verze systému vznikla přibližně během 30 dnů. V úvodní fázi BohuTech vytvořil základní datový model, tabulky a vazby mezi jednotlivými informacemi. Bez rozsáhlých automatizací nebo složitých workflow.

Následně přišly na řadu funkce, které uživatelům zjednodušují každodenní práci.

Automatizace, které propojují jednotlivé kroky

Do systému postupně přibylo automatické předvyplňování údajů, přenos informací mezi souvisejícími záznamy, příprava servisních výkazů nebo kontrola jejich stavů. Tabidoo umožňuje také navazovat další procesy na schválení servisního výkazu a připravovat podklady pro následné zpracování.

Původní funkční logika evidence zakázek a fakturace přitom zůstala z velké části zachována. Nové řešení ji rozšířilo o lepší práci s přílohami, fotografiemi ze servisních zásahů, dokumentací a souvisejícími záznamy.

Ukázat, vyzkoušet, upravit. A znovu.

Právě způsob průběžného vývoje se stal jedním z nejdůležitějších přínosů projektu. Namísto dlouhého vysvětlování požadavků dostávali uživatelé konkrétní funkce, které si mohli rovnou vyzkoušet. Na základě jejich zkušeností pak vznikaly další úpravy.

Podle implementačního partnera se změny potřebné pro běžné používání systému ve většině případů daří zavádět do 24 hodin od nahlášení problému. To, co dříve vyžadovalo složitou specifikaci a komunikaci s dodavatelem, se tak může vyřešit přímo nad fungující aplikací.

Původní plán počítal přibližně se dvěma a půl měsíci intenzivní implementace. S postupným používáním ale začaly přibývat další požadavky a možnosti rozšíření. Projekt se proto rozrostl nad původní rozsah. Ne kvůli nefunkčnosti řešení, ale proto, že uživatelé postupně objevovali, co dalšího by jim systém mohl usnadnit.

Od servisního požadavku až po fakturaci

Výsledkem je postupně budovaný firemní informační systém, který propojuje hlavní oblasti fungování CNC Doctors. Jeho součástí jsou nebo se postupně připravují agendy od CRM a zákaznických kontaktů přes servisní požadavky a zakázky až po pracovní výkazy, dokumentaci, fakturaci a manažerské přehledy.

• Technici mohou pracovat s informacemi o servisních zásazích, závadách, provedených činnostech a související dokumentaci.
• Kancelářský tým získává lépe provázané podklady pro koordinaci zakázek a další administrativní zpracování.
• Vedení společnosti pak postupně získává ucelenější pohled na fungování firmy.

Dokončené části systému jsou již používány nebo testovány v běžném provozu. Zaškolení uživatelů proběhlo online a podle zkušeností z implementace bylo rychlé. Běžné ovládání hodnotili uživatelé jako intuitivní.

Co se změnilo? A co se teprve změní?

Přestože se systém dál rozvíjí, první přínosy jsou již patrné.

Data začínají tvořit jeden celek

Informace o zákaznících, zakázkách a servisních činnostech jsou postupně sjednocovány. Firma tak omezuje závislost na oddělených evidencích a nástrojích.

Jednotlivé procesy na sebe lépe navazují

Servisní požadavky, výkazy, dokumentace a další záznamy mohou sdílet informace bez zbytečného ručního přepisování.

Vedení získává lepší přehled

Sjednocená data vytvářejí základ pro aktuálnější informace o zakázkách, servisní činnosti a celkovém provozu.

Změny nemusí znamenat nový vývojový projekt

Nové funkce lze postupně doplňovat a upravovat podle zkušeností uživatelů, aniž by bylo nutné celý systém přeprogramovat.

Firma získává prostor pro další růst

Nový informační systém vzniká s jasným dlouhodobým cílem: umožnit CNC Doctors zvládnout přibližně 2,5 až 3krát větší počet zakázek a techniků při srovnatelné administrativní náročnosti.

Nový systém přinesl CNC Doctors sjednocení firemních dat, lepší provázání jednotlivých procesů a výrazně větší flexibilitu při jejich dalším rozvoji. Firma tak získala pevný základ pro plánovaný růst a postupné rozšiřování automatizace bez nutnosti měnit celý informační systém.

Další zastávka? Zákaznický portál, reporting a AI

Vývoj systému nekončí jeho nasazením. Jednou z aktuálních priorit je dokončení zákaznického portálu, který má zákazníkům CNC Doctors zpřístupnit relevantní informace o servisních požadavcích, zakázkách, strojích, dokumentaci a historii zásahů.

Další oblastí je pokročilejší reporting. Původně se uvažovalo o využití externího Business Intelligence nástroje. Po konzultaci možností Tabidoo se ale ukázalo, že část požadovaných dashboardů a vizualizací může vzniknout přímo v platformě pomocí vlastního HTML. Plánované přehledy mají vedení umožnit sledovat například počet a stav zakázek, vytížení techniků, odpracované hodiny, vývoj fakturace nebo rozpracované požadavky.

A do budoucna se počítá také s další automatizací a využitím Tabidoo AI. Některé funkce už fungují, například automatické generování a odesílání dokumentů nebo inteligentní kontrola dat. Další oblasti, jako analýza servisní historie, automatické zpracování požadavků nebo využití Tabidoo AI nad firemními daty, jsou ve fázi testování či postupného zavádění.

V delším horizontu se nabízí také propojení s modely prediktivní údržby a tvorba servisních plánů. Základem všech těchto možností je ale něco mnohem méně efektního než samotná AI. Správně strukturovaná data a procesy, které dávají smysl. Bez nich totiž ani sebelepší technologie neví, s čím má pracovat.

Nejdražší systém nemusí být ten nejlepší a nejrychlejší vývoj nemusí být kompromis

CNC Doctors nepotřebovali další software se seznamem funkcí, které možná někdy využijí, ale řešení, které dokáže respektovat jejich fungování a zároveň jim umožní měnit procesy podle toho, jak se bude firma rozvíjet. BohuTech při implementaci využil nejen možnosti Tabidoo, ale také znalost servisních, výrobních a firemních procesů. Díky tomu mohl řešit nejen samotné formuláře a evidence, ale i jejich návaznosti a zbytečné duplicity.

Náklady dosahují na vývoj tohoto řešení přibližně 20 % nákladů, které by na základě jeho zkušeností představovaly některé alternativní přístupy, a to včetně interních nákladů zákazníka.

Příběh CNC Doctors tak ukazuje, že low-code platforma nemusí sloužit pouze k jednoduchým evidencím. Může se stát základem komplexního firemního informačního systému, který propojuje lidi, data a každodenní činnosti. A především umožňuje průběžně zlepšovat to, co už funguje.

Co kdyby se váš software přizpůsoboval stejně rychle jako vaše firma?

Nemusíte čekat, až budete schopni do posledního detailu popsat všechny funkce budoucího systému. S Tabidoo můžete začít konkrétním procesem, vytvořit funkční řešení a dál ho rozvíjet podle toho, co skutečně potřebujete.

Protože nejlepší firemní systém nemusí být ten, který má nejvíc funkcí. Nýbrž ten, který vám dovolí posouvat se dál.