Cesta jednoho dokladu: když se doklad postará sám o sebe

Práce s doklady se stala velmi rychlou. Už žádné hodiny týdně strávené dohledáváním dokladů, žádné zdlouhavé přiřazování.

Lucie Gorigová, Make more

Jedna firma, spousta různých agend

Make more je firma, která podniká v různých oblastech. Pod jednou střechou u nás běží vzdělávání, festivaly, produkce akcí, otevřené dílny i obchod – pokaždé jiný typ produktu, služby a projektu, a s tím i různé business modely, každý s vlastním rytmem.

Různorodých agend přibývalo a s nimi i administrativa: stovky přijatých faktur měsíčně, desítky souběžných projektů napříč firmami a rozpočty, které je nutné sledovat do detailu. Tuto agendu jsme dlouho zpracovávali ručně – napříč e-maily, tabulkami a znalostmi jednotlivců. Rozhodli jsme se ji zdigitalizovat se stejnou pečlivostí, s jakou stavíme naše dílny a akce.

Doklady všude, přehled nikde

Doklad procházel firmou po jednotlivých, na sobě nezávislých krocích. Faktura dorazila e-mailem, přeposlala se dál, přepsala do tabulky, samostatně se zadala platba a párování s bankou probíhalo odděleně – často s několikadenním zpožděním. Každý úkon zvlášť, každý ručně.

Důsledky byly předvídatelné: riziko zdvojených a opomenutých plateb, čas ztracený přepisováním a dohledáváním dokladů a především chybějící přehled. Odpověď na otázku „kolik jsme dosud vyčerpali na tomto projektu?“ vyžadovala ruční sestavení v tabulce – a v okamžiku dokončení už byla neaktuální.

Cílem bylo vytvořit jednu ucelenou cestu dokladu – od nahrání až po zaúčtování – která poběží automaticky, nezatíží uživatele a poskytne vždy aktuální přehled. A ještě jeden, možná důležitější cíl: chtěli jsme, aby bylo zadávání dokladů natolik jednoduché a příjemné, že ho budou kolegové rádi používat – a přestanou doklady odkládat „na potom“. Nejlepší proces je totiž ten, který lidé neobcházejí.

Jeden zdroj pravdy, ne uzavřená krabice

Zvažovali jsme hotová účetní a ERP řešení. Všechna měla společné omezení: firma se musí přizpůsobit logice systému. My však máme vlastní procesy, projekty i tempo, které jsme nechtěli podřizovat softwaru.

Tabidoo jsme zvolili právě proto, že se nechová jako uzavřené řešení, ale jako jeden zdroj pravdy – spolehlivé centrální úložiště dat, na které díky otevřenému API navážeme přesně to, co potřebujeme. Rozhodly tři faktory:

• Jednotná data – doklady, projekty, rozpočty i banka sdílejí jeden zdroj pravdy.
• Vlastní frontend – nad Tabidoo jsme postavili rozhraní přizpůsobené našim uživatelům.
• Automatizace – otevřené API umožnilo napojení AI, banky, Slacku i úložiště.

Nepřizpůsobovali jsme provoz systému – přizpůsobili jsme systém provozu. V tom spočívá zásadní rozdíl.

Jeden doklad, dva světy

Tentýž doklad ve dvou perspektivách. Pro zadávající kolegy je to několik kliků a hotovo. Pro zázemí je to plně provázaný záznam, který se sám zařadil, prošel schválením, byl uhrazen a spárován s bankou.

Jak pracují kolegové (přední scéna)

Bez přepisování a bez přeposílání. Kolega vyfotí účtenku nebo přetáhne PDF, AI vyčte údaje a dodavatel se dohledá z ARES – zbývá tak jediný ruční vstup: přiřadit projekt a rozpočet (a to jen tam, kam má povoleno – do svých projektů), což je pár kliků. Zbytek proběhne sám. Kolega navíc u svých dokladů vidí, zda už byly zaplacené, a nemusí se doptávat.

Role a oprávnění jsme vyřešili přímo ve frontendu: každý vidí své doklady, zatímco vedoucí oddělení má přehled o dokladech všech svých kolegů. Jednoduché, ale funkční řízení přístupu.

Co všechno to pro kolegy umí

• Nahrání z mobilu i PC – foto účtenky nebo přetažení PDF
• AI vyčtení údajů – částky, dodavatel a datumy automaticky
• Dohledání firmy z ARES – stačí IČO, zbytek se doplní
• Přiřazení na projekt a rozpočet – jediný nutný ruční vstup, pár kliků
• Stav dokladu na očích – kolega vidí, zda už bylo zaplaceno
• Role a oprávnění – kolega vidí své, vedoucí doklady celého oddělení
• Odeslání jedním kliknutím

Jak pracujeme my v zázemí (back office)

Doklad k nám dorazí kompletní – provázaný, čitelný a zařazený. Zkontrolujeme a schválíme ho, úhradu spustíme jedním tlačítkem, platba se automaticky spáruje s bankou přes ČSOB business connector a doklad je připravený pro účetní na úložišti. Na každý krok upozorní Slack. Vzhledem k tomu, že jde o finance, platí zásadní pojistka: poslední slovo má vždy člověk – žádná platba neodejde bez potvrzení.

Co všechno to v zákulisí umí

• Provázání na projekt a rozpočet – automaticky při zařazení
• Schvalování a kontrola – čtyři oči nad každým dokladem
• Zálohovky, dobropisy a opravné doklady – správně provázané a spárované
• Odeslání platebního pokynu do banky – tlačítkem, tři režimy splatnosti: dnes / ve splatnosti / ihned
• Párování s ČSOB – přes business connector, platba si najde svůj doklad
• Připomínky nezaplacených – hlídání splatnosti
• Export pro účetní + archiv – vše dohledatelné
• Slack notifikace – upozornění v každém kroku
• Živý přehled a alert při překročení – čerpání rozpočtů v reálném čase, upozornění při přesáhnutí limitu

Klíčový přínos: jakmile je doklad zaúčtovaný, okamžitě se promítne do čerpání rozpočtu. Odpadá ruční dopočítávání i tabulky. Vedení má průběžný přehled o stavu každého projektu – a systém sám upozorní, když se u projektu překročí rozpočet.

Konec přepisování, začátek přehledu

Po šesti měsících používání si myslíme, že se nám to povedlo. Cílem nebylo zavést „další systém“, ale zajistit, aby zpracování dokladů přestalo být brzdou a stalo se samozřejmou – a příjemnou – součástí každodenní práce.

• 2 500+ zpracovaných dokladů od nasazení (leden 2026)
• Minuty místo dnů od nahrání dokladu k zaúčtování
• 1 klik od schválení k příkazu do banky
• Real-time přehled čerpání rozpočtů, kdykoliv

Zadávajícím kolegům se výrazně zjednodušila práce – doklad vyřídí z mobilu a nemusí ho dále sledovat. Účetní pracuje s čistými, provázanými daty namísto množství příloh. Vedení má poprvé průběžný přehled o financích v reálném čase. Chyby z přepisování i zdvojené platby jsou minulostí, protože rutinní zpracování obstará systém a člověk pouze kontroluje a rozhoduje.

„Práce s doklady se stala velmi rychlou. Už žádné hodiny týdně strávené dohledáváním dokladů, žádné zdlouhavé přiřazování. Všechno se dá udělat jednoduše – jak na straně účetnictví, tak na straně finanční analýzy projektu. Dělení na střediska a projekty, podle potřeb firmy i podle potřeb účetní, se propisuje už při zadávání dokladu. Díky tomu mám při stejné časové dotaci mnohem větší přehled – nejen účetní, ale i projektový a analytický.“  Lucie Gorigová, Make more

Doklady byly jen začátek

Cesta dokladu je první z procesů, které jsme nad Tabidoo postavili. Jakmile máme pevný základ, přidávání dalších agend je přirozené – a všechny sdílejí stejná data.

Na téže páteři už běží i evidence odpracovaného času (LuTrack), řízení projektů a rozpočtů, controllingové reporty pro vedení a další provozní agendy. Postupně digitalizujeme celý chod firmy – a každý nový modul těží z toho, co už v systému je.

• LuTrack – evidence odpracovaného času napojená přímo na projekty a rozpočty
• Projekty a rozpočty – plán vs. skutečnost s průběžným čerpáním do koruny
• Reporting pro vedení – přehledy a controlling nad jednotnými daty

Postavili jsme to pro sebe. Může to posloužit i vám.

Naším záměrem nebylo vytvořit produkt – řešili jsme vlastní provozní potřebu. V průběhu implementace však bylo stále zřejmější, že obdobnou situaci s doklady, platbami a rozpočty řeší téměř každá rostoucí organizace, jejíž agenda přerostla možnosti tabulek.

Cesta dokladu, kterou jsme vytvořili, není technologicky složitá. Je to dobře navržený proces postavený na spolehlivém základu – a tím základem je Tabidoo jako datová páteř, která celé řešení drží pohromadě. Pokud stojíte před podobnou výzvou, rádi se o naši zkušenost podělíme.