Ne každý nástroj, který umí pracovat s daty, je určený pro řízení firmy. Notion si získal popularitu jako nástroj pro dokumentaci, sdílení znalostí a týmovou spolupráci. Tabidoo naopak vzniklo s cílem digitalizovat firemní agendy a vytvářet aplikace přesně podle potřeb organizace. Jaké jsou mezi nimi hlavní rozdíly?

Co je Notion?

Notion patří mezi nejznámější nástroje pro správu informací, dokumentace a týmovou spolupráci. Oblíbily si ho startupy, marketingové týmy, agentury i jednotlivci po celém světě.

Nejčastěji slouží jako:

• firemní Wiki,
• knowledge base,
• projektový workspace,
• místo pro interní dokumentaci,
• plánování úkolů,
• obsahové kalendáře,
• sdílení firemního know-how.

Jeho největší předností je jednoduchost a flexibilita. Uživatelé si mohou během několika minut vytvořit vlastní systém pro organizaci práce a informací.

Co je Tabidoo?

Tabidoo je česká low-code platforma určená pro digitalizaci firemních agend a tvorbu vlastních aplikací bez programování.

Firmy v něm vytvářejí například:

• CRM systémy,
• ATS pro nábor zaměstnanců,
• helpdesk,
• servisní aplikace,
• evidenci majetku,
• schvalovací systémy,
• projektové řízení,
• výrobní a provozní řešení.

Nejde pouze o evidenci dat. Cílem je vytvořit prostředí, které pomáhá řídit každodenní činnosti firmy, propojuje jednotlivá oddělení a omezuje ruční práci.

Tabidoo vs Notion: V čem je hlavní rozdíl?

Nejjednodušší způsob, jak oba nástroje pochopit je následující: Notion řeší znalosti. Pomáhá ukládat informace, dokumentaci, interní know-how a usnadňuje spolupráci mezi lidmi. Tabidoo řeší fungování firmy. Pomáhá řídit obchod, nábor, servis, schvalování, projekty nebo další klíčové agendy v jednom prostředí.

Pokud hledáte místo, kde budou mít zaměstnanci přehled o firemních informacích, Notion bude skvělou volbou. Pokud ale hledáte nástroj, který nenabízí jen přehled, ale pomůže řídit každodenní chod firmy, větší smysl dává právě Tabidoo.

Databáze a práce s daty

Notion dnes nabízí překvapivě pokročilé databázové funkce.

Můžete vytvářet:

• tabulky,
• kalendáře,
• Kanban boardy,
• galerie,
• relace mezi databázemi,
• vlastní pohledy na data.

Pro správu úkolů, obsahu nebo interních informací to bývá více než dostačující. Tabidoo ale využívá databáze jiným způsobem. Nejsou cílem samy o sobě, ale tvoří základ firemních aplikací.

Nad daty lze vytvářet:

• vlastní formuláře,
• schvalovací procesy,
• automatizace,
• pokročilá oprávnění,
• obchodní logiku,
• workflow mezi týmy.

Rozdíl tedy nespočívá v tom, zda databáze existují, ale k čemu slouží.

Tvorba firemních aplikací

Právě v tvorbě firemních aplikací se nachází největší rozdíly obou nástrojů. Zatímco v Notionu si vytvoříte velmi propracovaný pracovní prostor, v Tabidoo si vytvoříte vlastní firemní systém.

Potřebujete CRM? Náborový systém? Helpdesk? Evidenci zakázek? Správu servisních požadavků? Právě pro podobné scénáře bylo Tabidoo navrženo. Místo desítek aplikací získáváte nástroj, v němž si veškeré aplikace vytvoříte na pár kliknutí a které odpovídají konkrétním potřebám a postupům vaší unikátní firmy.

Automatizace

Oba nástroje dnes nabízejí automatizace a možnost napojení na externí služby. Notion pomáhá automatizovat práci s informacemi, úkoly a dokumentací. Tabidoo jde o krok dál a zaměřuje se na automatizaci samotného fungování firmy.

Tabidoo dokáže například:

• automaticky schvalovat požadavky,
• předávat úkoly mezi odděleními,
• měnit stavy zakázek,
• řídit náborové procesy,
• automatizovat servisní agendy,
• propojit více týmů do jednoho pracovního postupu.

Čím složitější jsou interní procesy, tím více se tento rozdíl mezi oběma nástroji projevuje.

AI funkce

Notion AI je zaměřena především na práci s obsahem. Pomáhá vytvářet texty, shrnovat dokumenty, vyhledávat informace nebo organizovat znalosti. Tabidoo využívá AI jiným směrem. Pomáhá při tvorbě formulářů, nastavování logiky aplikací a automatizaci činností, které by jinak vyžadovaly manuální konfiguraci.

Vývoj navíc směřuje k tomu, aby uživatelé mohli vytvářet firemní aplikace pomocí přirozeného jazyka. Tabidoo se tak stává jednou z prvních platforem svého druhu, která umožní navrhnout aplikaci jednoduše tím, že popíšete, co potřebujete řešit.

Výsledkem je rychlejší nasazení, nižší závislost na vývojářích a možnost reagovat na změny ve firmě během hodin namísto týdnů.

Uživatelské prostředí

Notion si získal popularitu především díky svému uživatelskému rozhraní. Je minimalistické, intuitivní a velmi příjemné na každodenní používání. Noví uživatelé se v něm zpravidla zorientují během několika minut.

Tabidoo nabízí moderní a přehledné prostředí, které je navržené s důrazem na práci s firemními aplikacemi a daty. Uživatelé si mohou jednotlivé obrazovky, formuláře nebo pohledy přizpůsobit podle svých potřeb a role ve firmě.

Zatímco Notion sází především na jednoduchost a práci s obsahem, Tabidoo nabízí větší možnosti konfigurace a přizpůsobení. Díky tomu dokáže lépe reflektovat specifické požadavky jednotlivých týmů a firemních agend.

Cena

Při porovnávání cen bývá důležité dívat se nejen na cenu samotné licence, ale také na to, kolik nástrojů firma potřebuje k pokrytí svých procesů. Notion nabízí bezplatný tarif i placené varianty, které se účtují za jednotlivé uživatele. Pro správu dokumentace, projektů nebo firemní wiki jde o velmi dostupné řešení.

Ve chvíli, kdy však firma začne řešit obchod, nábor, servis nebo schvalovací procesy, často vzniká potřeba doplnit Notion o další specializované nástroje. Výsledné náklady tak netvoří pouze Notion, ale celý ekosystém aplikací a integrací.

Tabidoo naopak umožňuje sjednotit více agend do jednoho prostředí. Firmy tak často získají CRM, ATS, helpdesk, projektové řízení nebo schvalovací workflow bez nutnosti pořizovat několik samostatných systémů.

Významnou výhodou je licenční model Tabidoo. Cena není postavena na klasickém účtování za každého uživatele, což umožňuje zapojit větší počet zaměstnanců bez prudkého růstu nákladů.

Pro rostoucí firmy tak nemusí být rozhodující cena jedné licence, ale celkové náklady na provoz všech nástrojů, které firma používá.

Když z jednoho nástroje vyrostete

To je situace, kterou zažívá mnoho rostoucích firem. Nejprve vznikne několik databází, projektových přehledů a dokumentace. Postupně se přidá obchod, nábor, zákaznická podpora nebo servis. Každá agenda začne používat vlastní nástroj.

Informací je dostatek. Souvislosti ale začínají chybět. Najednou existují data v několika systémech, která spolu neumí efektivně komunikovat. Tabidoo umožňuje budovat firemní systém postupně. Můžete začít například CRM a později přidat nábor, helpdesk, projektové řízení nebo další agendy bez nutnosti zavádět další samostatné nástroje.

Právě tato flexibilita bývá jedním z hlavních důvodů, proč rostoucí firmy přecházejí od specializovaných nástrojů k low-code platformám. A to je ostatně důvod, proč dříve nebo později firmy přechází z Notion k české platformě.

Výhody Notion

• Špičkové uživatelské prostředí
• Výborný nástroj pro dokumentaci a knowledge base
• Silné AI funkce pro práci s obsahem
• Obrovská komunita a množství šablon
• Skvělý pro startupy, marketingové týmy a interní komunikaci

Kde může být Notion limitující?

Notion je fantastický nástroj pro práci s informacemi. Ve chvíli, kdy firma potřebuje řídit obchod, nábor, servis nebo složitější schvalovací procesy, se však začíná projevovat jeho původní zaměření. Mnoho organizací nakonec vedle Notionu pořizuje CRM, helpdesk, ATS nebo další specializované nástroje. Výsledkem bývá více systémů, více integrací a větší nároky na správu.

Výhody Tabidoo

• Tvorba firemních aplikací bez programování
• CRM, ATS, helpdesk i další agendy v jednom prostředí
• Silné automatizace a workflow
• Přizpůsobení systému konkrétním potřebám firmy
• Možnost postupně rozšiřovat řešení podle růstu firmy
• AI zaměřená na tvorbu aplikací a automatizaci

Co je dobré zvážit?

Tabidoo nabízí výrazně širší možnosti než klasické nástroje pro správu informací. Aby firma využila jeho potenciál naplno, je potřeba přemýšlet nad tím, jak mají jednotlivé agendy fungovat a jak na sebe navazují. Odměnou je ale systém, který se přizpůsobí firmě, nikoliv firma systému.

Kdy zvolit Tabidoo a kdy Notion?

Notion patří mezi nejlepší nástroje pro organizaci informací, dokumentaci a týmovou spolupráci. Ve chvíli, kdy ale firma začne řešit obchod, nábor, servis, schvalování nebo řízení zakázek, dostává se za hranice toho, pro co byl Notion původně navržen.

Tabidoo naopak vzniklo s cílem digitalizovat fungování firmy jako celku. Umožňuje vytvářet vlastní CRM, ATS, helpdesk nebo další firemní aplikace bez programování a přizpůsobovat je tomu, jak firma skutečně pracuje.

Pokud hledáte moderní firemní Wiki, Notion bude dostačující volba. Pokud ale hledáte systém, který pomůže firmě růst, automatizovat rutinní činnosti a sjednotit klíčové agendy do jednoho prostředí, Tabidoo je trefa do černého.