Jak Kulturní centrum Lovosice poslalo Excel do důchodu

Největší změnou nebyla samotná digitalizace, ale to, že všichni začali pracovat se stejnými informacemi. Odpadlo dohledávání faktur, přeposílání e-mailů i nejistota, na kom celý proces právě stojí.

Petr Kříž, partner Tabidoo

Srdce kulturního života v Lovosicích

Kulturní centrum Lovoš je příspěvkovou organizací města Lovosice. Provozuje divadlo, kavárnu, pořádá kulturní i komunitní akce a spravuje několik provozů i rozpočtových středisek. Každá přijatá faktura proto musí projít přesně definovaným schvalovacím procesem, který odpovídá interním směrnicím i zákonným povinnostem veřejných institucí.

Ve chvíli, kdy se organizace spojila s naším implementačním partnerem Petrem Křížem, začal vznikat systém, který celý proces přesunul z papírů a Excelů do jednoho digitálního prostředí. A Excel si konečně odškrtl poslední směnu.

Když je Excel nejvytíženějším zaměstnancem

Schvalování faktur fungovalo. Jen ne úplně efektivně. Každá faktura putovala mezi Excelem, e-maily a papírovými dokumenty. Zaměstnanci místo své práce často hledali odpovědi na zdánlivě jednoduché otázky:

• Kdo má fakturu právě u sebe?
• Je už schválená?
• Kam patří?
• Kolik už dané středisko vyčerpalo z rozpočtu?

Do toho bylo potřeba dodržovat interní směrnice, hlídat zákonné povinnosti a zajistit, aby se žádný dokument neztratil po cestě. Excel tak postupně přebral roli, kterou nikdy dělat neměl.

Tam, kde končí Excel, začíná přehled

Ve spolupráci s implementačním partnerem Petrem Křížem vznikla během 3 měsíců aplikace v Tabidoo, která digitalizovala celý proces schvalování faktur – od jejich přijetí až po předání účetnímu oddělení. Místo několika Excelů, e-mailů a papírových košilek dnes všechno probíhá v jednom systému.

Každá nová faktura se nahraje do aplikace společně s PDF dokumentem. Systém automaticky přiřadí správné schvalovatele podle nastavených pravidel, zakázky, střediska i interních směrnic. O každém kroku informují automatické e-mailové notifikace, takže každý přesně ví, kdy je řada na něm.

Součástí řešení je také napojení na ARES prostřednictvím Make, díky kterému se údaje o dodavatelích načítají automaticky. Po finálním schválení putují všechny podklady digitálně do účetního systému, bez ručního přeposílání dokumentů.

Čísla – o ně tady jde!

• 3 měsíce od zadání po spuštění řešení
• 100 % faktur prochází digitálním schvalovacím procesem
• 1 aplikace nahradila několik Excelů, papírové košilky i e-mailové dohledávání
• Automatické notifikace v každém kroku schvalování
• 100 % přehled o tom:
  • kdo fakturu právě schvaluje,
  • v jakém je stavu,
  • ke kterému středisku patří,
  • kolik už bylo z rozpočtu vyčerpáno.
• Soulad s interními směrnicemi i legislativními požadavky veřejné organizace.

Co získali zaměstnanci?

Dříve hledali informace. Dnes je mají během několika sekund.

Vedoucí pracovníci vidí stav každé faktury v reálném čase. Účetní dostávají schválené podklady automaticky. Vedení má přehled o čerpání jednotlivých středisek a zaměstnanci už nemusí přemýšlet, komu mají dokument poslat dál – o to se stará workflow.

Excel odešel. Přehled zůstal

Každá faktura má svého schvalovatele, kompletní historii i jasně definovaný další krok. Vedení organizace má v reálném čase přehled o schvalování, čerpání rozpočtů jednotlivých středisek i splnění interních a zákonných povinností. Účetní dostávají podklady automaticky a zaměstnanci místo dohledávání informací věnují čas práci, která má skutečnou hodnotu.

Co digitalizace přinesla?

• 100 % digitální schvalování faktur
• 1 systém místo několika Excelů, e-mailů a papírových košilek
• Přehled o každé faktuře v reálném čase
• Automatické předávání podkladů účetnímu oddělení
• Kontrolu čerpání rozpočtu podle jednotlivých středisek
• Jednodušší dodržování interních směrnic i legislativních povinností

Nehledali další software. Hledali řešení

Kulturní centrum nehledalo složitý informační systém. Potřebovalo řešení, které se přizpůsobí jejich procesům, ne naopak. Rozhodla kombinace několika faktorů:

• rychlé nasazení během 3 měsíců,
• možnost upravit aplikaci přesně podle interních pravidel organizace,
• licencování bez omezení počtu uživatelů,
• výborný poměr cena/výkon vhodný i pro příspěvkové organizace,
• české řešení s lokální podporou.

Výsledkem není jen nová aplikace. Je to proces, který funguje i ve chvíli, kdy jsou lidé na dovolené, mění se role nebo přibývají nové faktury.