Inovace pro inovace: Jak inovační centrum Ústeckého kraje digitalizovalo s Tabidoo

Mít procesy na salámu není cool. A mít nepořádek v žádostech o dotaci není cool taky. Díky Tabidoo jsme přinesli přehlednost, rychlost a možnost se snáze přizpůsobit aktuální legislativě do Inovačního centra Ústeckého kraje, kde se záhy vytratil chaos a získal se přehled.

Petr Kříž, partner Tabidoo

Cuk? Ne, ICUK!

Inovační centrum Ústeckého kraje (zkráceně ICUK) bylo založené za spolupráce univerzity, kraje a hospodářské komory, aby podporovalo podnikání a přitahovalo startupy do Ústeckého kraje. V současné době provozuje startupový inkubátor, pořádá veřejné akce a propojuje firmy, školy a další na regionálním poli.

Aby inovační centrum takzvaně „nepilo víno a kázalo vodu”, pustilo se ve spolupráci s naším partnerem, Petrem Křížem, který vyhrál vypsané výběrové řízení, do digitalizace svých procesů. Petr Kříž totiž moc dobře ví, že mít procesy na salámu není cool, i proto se zaměřuje na automatizaci procesů, digitalizaci firem a vývoj webových či mobilních aplikací.

Úkol zněl jasně: efektivně spravovat dotační žádosti

Hlavní výzvou v rámci digitalizace bylo vybudování systému pro správu dotačních žádostí, který bude nejen přehledný, ale především vyhoví legislativním a organizačním požadavkům. Ty se v čase mění, proto bylo klíčové mít flexibilní nástroj, který se rychle přizpůsobí případným změnám.

Excel ani Google dokumenty nesplňovaly zákonné potřeby na přísné schvalovací dotační normy. Navíc do procesu vstupuje mnoho lidí, proto bylo klíčové nastavit role opravdu důkladně. A to ani jeden ze zmiňovaných nástrojů neumožňoval. Nutnost striktně dodržovat GDPR a pravidla veřejného prostoru či potřeba mít systém notifikací, který by účastníky průběžně informoval o stavu žádostí byly další výzvy na pomyslném seznamu, kterým ICUK společně s Petrem Křížem museli čelit.

Tabidoo se přizpůsobilo, jako vždycky

Při zvažování několika alternativ na trhu padla volba na Tabidoo – systém, kterému se nemusíte přizpůsobovat, ale který se přizpůsobí vám a vašim požadavkům. Flexibilita však nesehrála klíčovou roli. Rozhodla také česká lokalizace, kompatibilita s českou legislativou a výhodný poměr cena/výkon.

Několik implementací v jednom jediném řešení

• Během implementace Tabidoo doslo k:
• propojení Tabidoo s ARES přes Make,
• nastavení e-mailových notifikací informujících o aktuálním stavu žádostí,
• definování přístupových práv podle rolí uživatelů nebo
• jednoduchému zakládání a správě nových žádostí.

Podtrženo, sečteno – systém byl připraven během několika měsíců a plně splňoval potřeby Inovačního centra Ústeckého kraje.

Kontrolu? Tu máme!

Inovace jménem Tabidoo přinesla kontrolu nad celým procesem žádostí. Kromě toho, že žádosti jsou vedené v reálném čase přehledně a jasně, splňují také veškeré legislativní požadavky (ať už GDPR nebo pravidla veřejného sektoru). Nastavené notifikace zrychlují spolupráci a eliminují zdržení, což vedlo k minimalizování chaosu, který se nacházel mezi dokumenty a tabulkami.