„V krizi je dobré mít vizi. A Tabidoo!” aneb jak JPF Czech přešlo na low-codovou platformu

Každá akce vyvolá reakci. A příchod nového řešení vyvolal pozitivních reakcí hned několik. Došlo nejen ke zvýšení efektivity procesů a k lepšímu přehledu o všech projektech.

JPF Czech s.r.o.

Novou pizzu ve svém menu ochutnala i společnost JPF Czech s. r. o. Pizzu, která přináší nové možnosti, jak efektivně řídit firmu jako celek. Ano, ta JPF Czech, která se zaměřuje na řízení firem, nastartování růstu a zajištění dlouhodobého rozvoje firem, se sama rozhodla jít osobním příkladem. A návrat k původnímu řešení už nemá v plánu.

Seznamte se s JPF Czech

Jejich revírem je interim management, restrukturalizace a revitalizace firem. Jejich protivníky bývá ego, nulové strategie, fixní myšlení a mnohdy i prázdný firemní účet. Prioritou v jejich snažení je tvorba zisku a pozitivního cash-flow firem stejně jako stabilizace a růst teamu – společnost JPF Czech s. r. o. už několik let pomáhá budovat prosperující a stabilní české a slovenské firmy. Co tuto společnost definuje – sama neusíná na vavřínech a neustále hledá dobrá a vhodná řešení i příležitosti k růstu. Díky našemu partnerovi, společnosti Plexima, přechází na Tabidoo a svým klientům jde osobním příkladem.

Plexima.io zvyšuje obchodní a marketingové výsledky pomocí automatizací a implementací vhodných firemních systémů. Specializuje se primárně na automatizaci rutinních činností, sdílení dat napříč všemi aplikacemi, a to bez používání kódu. I proto si našla cestu k nám, k Tabidoo – protože Tabidoo kódování nepotřebuje.

Výzvy

Společnost JPF Czech před implementací Tabidoo čelila několika výzvám – povýšit na efektivnější úroveň chtěly jak běžné procesy řízení firmy, tak fakturace, komunikace i celkové řešení smluv. Interim manažeři využívali Google Sheets pro správu timesheetů, každý projekt měl svůj samostatný Google dokument, což vedlo k roztříštěnosti dat. Četné manuální kroky byly náročné nejen na čas, ale též náchylné k chybám.

Fakturace byly vytvářeny manuálně, a to na základě dat zmiňovaných Google Sheetů. To znovu vedlo k vysoké rizikovosti chyb i zpoždění ve všech krocích zpracování. Interim manažeři často vytvářeli vlastní faktury na základě firemních podkladů.

Chyběla centralizovaná evidence projektů, což značně ztěžovalo přehled i jejich správu. Smlouvy se řešily výhradně ručně kopírováním z dokumentů ve Wordu, také se ručně podepisovaly i odesílaly.

Aby se minimalizovaly problémy a potenciální krize, která mohla vzniknout z nepřehlednosti a chaosu, společnost JPF Czech předběhla implementací Tabidoo tyto scénáře a automatizovala, a to hned v několik fázích.

Implementace Tabidoo

Ve spolupráci s Plexima.io došlo k automatizaci na dvou úrovních – data z Google Sheets se přesunula do systému Tabidoo, což umožnilo centralizaci informací o projektech, interim manažerech a jejich výkonu. V návaznosti došlo také k automatizaci přes platformu Make, partnera Tabidoo, což zajistilo pravidelné aktualizace dat z Google Sheetů. A výrazné snížení manuální práce bylo na stole.

Přínosy nového řešení

Každá akce vyvolá reakci. A příchod nového řešení vyvolal pozitivních reakcí hned několik. Primárně došlo k celkovému zvýšení efektivity procesů a lepšímu přehledu nejen o všech projektech, ale také o odpracovaných hodinách a nákladech. Získala se nově možnost rychle vyhodnocovat výkonnost interim manažerů a rentability jejich projektů. Odpadly měsíčně desítky hodin, které se běžně trávily administrativními činnostmi.

Komunikace se výrazně zlepšila. Centralizovaný systém zajistil, že všichni členové týmu pracují s aktuálními daty a interim manažeři mají jasně definované přístupy ke svým projektům, což zvyšuje jejich produktivitu. Faktury se nově generují automaticky na základě evidovaných timesheetů, výkonný ředitel může provádět kontrolu a schvalování podstatně rychleji. Celkově se snížila chybovost a připravil se prostor pro další budoucí růst, protože Tabidoo umožňuje kdykoliv přidávat další a další funkce dle aktuálních potřeb.

Navazující scénáře

Tabidoo není řešením, které by stagnovalo. Naopak roste s firmou. I v případě společnosti JPF Czech je připraveno růst s ní. Naplánované jsou rozšíření funkcionalit (zejména o moduly pro správu dokumentů, KPI a kontrolních dnů interim manažerů) či využívání Tabidoo jako základní platformy pro integraci dalších procesů a zefektivnění jejich řízení (například napojení na CRM).

Proč Tabidoo?

Plexima.io je dlouhodobým partnerem Tabidoo – řešení, které se osvědčilo jako stabilní a flexibilní, navíc podporující růst nejen společnosti JPF Czech. Při této implementaci se v rámci pilotního projektu znovu ukázalo jako efektivní, a to i pro tak komplexní podnikatelské prostředí, jakým JPF Czech rozhodně je.