Když 5 nástrojů nahradí jeden systém: Movements Media šetří s Tabidoo

Marketingové agentury žijí z termínů, komunikace a schopnosti mít správné informace ve správný čas. Když ale data o klientech, projektech, obchodu a financích leží v několika různých nástrojích, začíná se ztrácet to nejcennější – čas. Marketingová agentura Movements Media proto hledala způsob, jak sjednotit své procesy do jednoho systému. Výsledkem je více než 25 hodin ušetřených měsíčně, 100% přehled o zakázkách a výrazně nižší riziko, že některému klientovi něco propadne.

Každý ztracený deadline něco stojí. Tabidoo nám pomohlo vytvořit systém, díky kterému nic důležitého nepropadne.

Karolína Strählová, Marketing manager

Všechno na jednom místě

Movements Media je full-servisová marketingová agentura zaměřená na strategii, obsahový marketing, sociální sítě, výkonnostní kampaně a budování značek. S rostoucím počtem klientů a projektů však začala narážet na problém, který zná většina agentur – informace byly rozptýlené napříč několika nástroji a jejich správa zabírala stále více času.

Jelikož si zakládá na tom, že klientům přináší kompletní marketingové služby, hledala nástroj, který bude plnit stejný účel – i proto vyhrálo Tabidoo, které během několika dní nahradilo pět různých aplikací, jež mezi sebou do té doby nekomunikovaly.

Výzva jménem přehlednost

Každý nový klient přinášel další úkoly, termíny, schvalování a komunikaci. Obchodní příležitosti byly evidovány na jednom místě. Projekty na druhém. Dokumenty na třetím. Některé informace končily v e-mailech, jiné v poznámkách nebo chatu.

Na první pohled nic zásadního. Jenže přesně tady vznikají ztráty, které nejsou na první pohled vidět a které se však při měsíčním reportu projeví do celkového cash-flow společnosti.

Pět minut hledání informací. Deset minut ověřování termínů. Další minuty zjišťováním, kdo má co na starosti. A když se to vynásobí počtem lidí a projektů, vznikají desítky hodin měsíčně, které agentura nemůže věnovat klientům.

Největším rizikem přitom nebyla ztráta času. Byla to ztráta kontroly. Protože ve chvíli, kdy se firma spoléhá na několik oddělených nástrojů a lidskou paměť, začíná být stále těžší uhlídat všechny termíny, úkoly a souvislosti. A je potom ještě větší výzvou vysvětlovat, proč věci nejsou uskutečněny včas.

Spolupráce s Tabidoo

Agentura Movements Media hledala řešení, které nebude vyžadovat složité programování ani nutnost přizpůsobovat své procesy hotovému softwaru. Firma je unikátní jako každá jiná, navíc IT specialisty příliš neoplývá. Právě proto padla volba na Tabidoo.

Rozhodující byla možnost vytvořit si systém podle vlastních potřeb a postupně jej rozšiřovat podle toho, jak firma roste. Oslovil zejména AI parťák, díky kterému se snáze definoval proces, na základě kterého mohla vzniknou ihned použitelná firemní aplikace.

Během implementace se podařilo sjednotit evidenci klientů, projektů, obchodních příležitostí i interních procesů do jednoho prostředí. Místo přepínání mezi několika nástroji tak tým získal jedno místo, kde najde vše potřebné, ať už task-management, aplikace pro cash-flow nebo project tracker.

Výsledky, které mluví samy za sebe

Přínosy se začaly projevovat velmi rychle.

• 5 nástrojů nahrazených jedním systémem
• více než 25 hodin měsíčně ušetřených na administrativě
• 100 % klientských dat dostupných na jednom místě
• o 50 % rychlejší dohledání potřebných informací
• výrazně nižší riziko ztracených úkolů a termínů
• okamžitý přehled o stavu zakázek a vytížení týmu

Největší přínos však není v samotných hodinách. Je v klidu, ať už lidském, tak finančním. V tom, že když klient zavolá, informace nehledáte v pěti různých systémech. V tom, že víte, co se děje na každém projektu. A v tom, že růst firmy přestává znamenat další chaos, který je tím hlavním důvodem, co zastaví růst firmy.

Nezastavujem, máme zpoždění!

Po úspěšném nasazení začala agentura využívat Tabidoo i pro další procesy. Vedle řízení projektů a klientské agendy dnes systém pomáhá také s obchodními příležitostmi, interním reportingem nebo plánováním kapacit.

Díky flexibilitě platformy navíc není potřeba pořizovat další specializované nástroje a řešení se může průběžně vyvíjet spolu s potřebami firmy.

„V marketingu často řešíme růst klientů. Tato zkušenost nám ale ukázala, že bez dobře nastavených interních procesů se růst velmi rychle může změnit v chaos a nepodářek. Tabidoo nám nepomohlo jen lépe organizovat práci. Pomohlo nám vytvořit systém, díky kterému můžeme růst dál i my sami, aniž bychom ztráceli kontrolu nad tím nejdůležitějším – spokojeností našich klientů. Každý ztracený deadline něco stojí. Tabidoo nám pomohlo vytvořit systém, díky kterému nic důležitého nepropadne,“ doplňuje Karolína Strählová.