„Excel jsme nechali v minulosti,“ Národní divadlo přešlo na Tabidoo

Vyřešili jsme požadavky na parkování i kontrolu smluv. Začali jsme jednou aplikací a nyní jich máme skoro desítku.

Ing. Dagmar Růžičková- vedoucí odboru ekonomiky a administrativy TPS

Představujeme Národní divadlo

Národní divadlo je státní příspěvkovou organizaci, jejímž zřizovatelem je Ministerstvo kultury. Nejedná se sice o komerční subjekt, ale málokdo si umí představit, jak velká organizace to je. Možná pomůže pár čísel:

• 4 scény,
• 4 umělecké soubory,
• více než 1.300 zaměstnanců,
• přes půl milionu diváků ročně,
• tržby 300 milionů.

A není to jen o tom, co vidí každý večer diváci na jevišti. Národní divadlo má vlastní výrobu dekorací a kostýmů, sklady, autodopravu, provozuje parking, věnuje se doprovodným a edukačním programům a také například dodává teplo a chlad jiným subjektům.

Výzvy

Jako každá velká firma má informační systémy, které jsou pilířem v ekonomické a správní činnosti a jedná se o robustní řešení. Organizace těchto rozměrů se bez nich neobejde. A pak je tu ta spousta v uvozovkách drobných procesů, problémů nebo zadání, která musíte řešit. Například chybí data, ztrácejí se papíry kolotající z kanceláře do kanceláře, každý má svou tabulku a nikdo neví, která je ta “správná”.

Spolupráce s Tabidoo

Na takovou situaci ale řešení existuje, vždycky nějaké existuje. To nejjednodušší je spokojit se s tím, jak to je. Ale pak můžete využít pravidlo dnešních dní, a sice “na všechno je aplikace”. Národní divadlo objevilo Tabidoo náhodou, na konferenci o digitalizaci. V tu dobu řešilo problém, jak zlepšit spolupráci na projektech v investicích a údržbě. Měli jen sdílenou excelovou tabulku, a společné úložiště souborů, ale pořád to nebylo ono. Ještě na konferenci zkusilo převést tu excelovou tabulku do Tabidoo a první aplikace byla na světě.

NAHLÉDNĚTE DO NÁRODNÍHO DIVADLA A POSLECHNĚTE SI CELÝ PŘÍBĚH NÁRODNÍHO DIVADLA A TABIDOO

Výsledek

O půl roku později už byla první aplikace poměrně rozvinutou databází se spoustou vychytávek, jako je:

• upozornění na konec smlouvy,
• přehled finančního plnění,
• sběr požadavků na investiční akce pro další období.

A nezůstalo jen u té jedné aplikace, Národní divadlo už jich má skoro desítku. Vyřešili například:

• požadavky na parkování v parkingu,
• přes veřejný formulář mohou jednotlivá oddělení posílat požadavky, které pak po schválení dorazí k těm správným osobám, a to včetně tisku smluv přímo z aplikace nebo
• přes Tabidoo provedli kontrolu smluv zapsaných v Registru smluv, a to napříč celým divadlem.

„Přitom jsme ještě nezačali s napojováním na naše stávající systémy,“ doplňuje paní Růžičková.