Kdy už Excel firmě nestačí? 7 signálů, že je čas na změnu

Excel totiž nemusí být problém. Problém je, když se z něj stane systém, na kterém stojí celá firma.

1. Nikdo neví, která verze tabulky je aktuální

Zakazky_final.xlsx. Zakazky_final2.xlsx. Zakazky_OPRAVDU_final.xlsx. Zní vám to povědomě?

Jakmile několik lidí pracuje s různými kopiemi stejného souboru, roste riziko, že se důležitá rozhodnutí budou opírat o neaktuální informace. Moderní Excel sice umožňuje společnou online editaci, ale ta sama o sobě nevyřeší situaci, kdy firma udržuje několik oddělených evidencí.

Co potřebujete místo toho? Jedno místo, kde mají oprávnění zaměstnanci přístup k aktuálním údajům a kde na sebe jednotlivé informace navazují.

2. Jedna informace se zapisuje na pěti místech

Nový zákazník? Zapsat do obchodní tabulky. Pak do evidence zakázek. Potom do přehledu pro vedení. A nezapomenout aktualizovat kontakty. Problém není jen čas strávený přepisováním. Každé další ruční zadání vytváří prostor pro chybu.

Řešením jsou propojená data. V Tabidoo můžete například propojit zákazníka s jeho zakázkami, dokumenty nebo servisními požadavky. Nemusíte pokaždé vytvářet nový, nezávislý záznam o stejném zákazníkovi.

3. Procesy fungují jen díky tomu, že si je někdo pamatuje

Excel vám může ukázat, že zakázka čeká na schválení. Ale kdo má schválit další krok? Komu přijde upozornění? A co se stane, když odpovědný člověk odjede na dovolenou? Pokud odpovědi existují jen v hlavách zaměstnanců, firma není řízená systémem, ale jejich pamětí.

Tady nastupuje automatizace firemních procesů. V Tabidoo lze nastavit workflow, která na základě změny stavu nebo jiné události spustí upozornění či navazující akci. Výsledkem není jen méně administrativy, ale především jasnější odpovědnost.

4. Reporting je pravidelná detektivní práce

Je pondělí ráno a vedení chce vědět, kolik zakázek je rozpracovaných, které se zpožďují a jak si stojí jednotlivá oddělení. Následuje kolečko e-mailů, aktualizací a slučování souborů. Samotný report může být hotový za pár minut. Získat správná data ale zabere půl dne.

Pokud máte informace v propojeném systému, můžete nad nimi vytvářet aktuální přehledy bez opakovaného ručního sestavování podkladů. Důležitá otázka tedy není, jak rychle dokážete vytvořit report. Ale jak rychle získáte spolehlivá data, ze kterých vzniká.

5. Přístup k informacím řešíte posíláním souborů

Obchod potřebuje vidět zákazníky. Servis jejich zakázky. Vedení výsledky. Personalista údaje o zaměstnancích. Jenže ne všichni mají mít přístup ke všemu. Pokud oprávnění řešíte přeposíláním upravených verzí tabulek, zvyšujete administrativní náročnost a riziko nechtěného sdílení informací.

Firemní aplikace umožňují nastavit uživatelské role a oprávnění podle toho, kdo s jakými daty pracuje. V Tabidoo tak můžete vytvářet prostředí pro různá oddělení, aniž by každé muselo fungovat ve vlastním izolovaném souboru.

6. Každý nový požadavek znamená další tabulku

Přibude nový produkt, služba nebo oddělení. A s ním nový Excel. Za nějakou dobu už firma neřeší, jak zefektivnit procesy, ale jak mezi všemi soubory udržet pořádek. To je jeden z nejvýraznějších signálů, že původní řešení přestává odpovídat velikosti a potřebám společnosti.

Místo rozšiřování počtu tabulek je vhodnější rozšiřovat funkce jednoho systému. Tabidoo umožňuje začít jednoduchou evidencí a postupně přidávat další aplikace, datové vazby a automatizace.

7. Změna jednoduchého procesu se stává malým IT projektem

Potřebujete přidat nové pole, upravit schvalování nebo propojit evidenci zakázek s další agendou. Jenže nikdo se nechce dotknout existující tabulky, protože obsahuje desítky vzorců a maker, kterým rozumí jediný člověk. To je okamžik, kdy nástroj přestává firmě pomáhat a začíná ji omezovat.

S no-code/low-code platformou můžete řadu změn provádět prostřednictvím vizuálního editoru. A s Tabidoo AI lze vytvářet a upravovat aplikace také pomocí zadání v přirozeném jazyce. Technologie by se měla přizpůsobovat firmě. Ne firma technologii.

Jak poznat, že je čas přejít z Excelu na firemní aplikaci?

Nemusíte čekat, až se něco pokazí. Zkuste si odpovědět na tři otázky:

• Kolik času týdně tráví váš tým přepisováním, dohledáváním a kontrolou informací?
• Kolik důležitých procesů závisí na konkrétním zaměstnanci?
• Dokázali byste dnes během několika minut získat spolehlivý přehled o fungování firmy?

Pokud vás odpovědi příliš netěší, pravděpodobně už nastal čas přemýšlet o změně. A nemusí to znamenat několikaměsíční implementaci nového informačního systému.

Jak začít s digitalizací místo Excelu?

Nejjednodušší cestou je vybrat jednu problematickou evidenci a převést ji do vlastní firemní aplikace. Není nutné měnit všechny procesy najednou.

S Tabidoo AI můžete začít přímo s existujícím Excelem. Nahrajete data, popíšete, jak má aplikace fungovat, a AI vám pomůže připravit její první verzi. Následně můžete doplnit oprávnění, automatizace, propojení s dalšími agendami a přehledy.

Excel vám tak nemusí zmizet ze života. Jen přestane suplovat práci celého firemního systému.

Excel není nepřítel. Jen nemusí řídit vaši firmu.

Pro výpočty, analýzy nebo jednorázové přehledy zůstává Excel užitečným nástrojem. Pokud ale firma roste a tabulky se mění v nepřehlednou síť závislostí, je čas dát datům lepší strukturu. Tabidoo vám umožní proměnit jednotlivé evidence v propojené firemní aplikace, které se přizpůsobí vašim procesům a mohou růst společně s firmou.

Máte 4 minuty? Zkuste to bez dalšího Excelu.

Vezměte tabulku, kterou dnes používáte, a vyzkoušejte, jak z ní pomocí Tabidoo AI vytvořit vlastní firemní aplikaci.