Automatizace není cíl, ale způsob, jak odstranit rutinu

Když se řekne digitalizace firmy, mnoho lidí si představí nový ERP systém, rozsáhlou implementaci CRM nebo několikaměsíční projekt, který změní fungování celé společnosti. Jenže právě takové projekty bývají důvodem, proč firmy automatizaci dlouho odkládají.

Ve skutečnosti totiž většina úspěšných digitalizačních projektů nezačíná velkou revolucí. Začíná jedním procesem. Konkrétně tím, který zaměstnanci opakují každý den.

Z našich zkušeností s digitalizací firemních procesů vyplývá, že nejrychlejší návratnost mají workflow, která dnes stojí na:

• e-mailech,
• Excelových tabulkách,
• přepisování dat,
• telefonátech,
• připomínání úkolů,
• čekání na schválení.

Ne proto, že jsou nejdůležitější. Zde totiž vzniká nejvíce drobných zdržení, která se během týdne nebo měsíce nasčítají do desítek hodin práce. Automatizace proto není o nahrazení lidí. Jejím úkolem je odstranění práce, kterou nikdo dělat nechce.

Který proces automatizovat jako první?

To je pravděpodobně nejčastější otázka, kterou si firmy pokládají. Odpověď přitom není: „Ten nejsložitější,“ nebo: „Ten, který používá nejvíce lidí.“ První automatizace by měla být hlavně rychle vidět.

Pokud zaměstnanci během několika týdnů uvidí, že zmizely desítky e-mailů, nikdo nemusí přepisovat data a celý proces je přehlednější, mnohem snáze přijmou digitalizaci i v dalších oblastech firmy. Proto doporučujeme začínat procesy, které splňují většinu následujících bodů.

Jak poznáte, že je proces vhodný pro automatizaci?

Než začnete vybírat software nebo navrhovat workflow, zkuste si odpovědět na několik jednoduchých otázek. Pokud na většinu z nich odpovíte ano, pravděpodobně jste našli ideálního kandidáta pro první automatizaci.

• Opakuje se proces několikrát týdně nebo dokonce každý den?
• Podílí se na něm více lidí nebo oddělení?
• Předávají se informace prostřednictvím e-mailů, Excelu nebo chatu?
• Dochází při něm k ručnímu přepisování dat?
• Musí někdo pravidelně připomínat úkoly ostatním?
• Vznikají zbytečné chyby nebo prodlevy?
• Má proces jasně definovaný začátek a konec?

Čím více odpovědí ano, tím větší potenciál má proces pro digitalizaci. Právě podle těchto kritérií jsme sestavili následující žebříček.

10 procesů, které se vyplatí automatizovat jako první

Nejde o univerzální pořadí pro každou firmu. Každá společost funguje jinak a je unikátní. Z našich zkušeností s implementací Tabidoo ale vyplývá, že právě následující procesy přinášejí nejrychlejší výsledky nejčastěji.

1. Schvalování dokladů ⭐⭐⭐⭐⭐

Proč začít právě tady?

Schvalování faktur patří mezi procesy, které se ve většině firem opakují prakticky každý den. Zapojuje účetní, manažery i vedení společnosti a často stojí na e-mailech nebo ručním přeposílání dokumentů.

Stačí, aby jeden člověk zapomněl odpovědět, a celý proces se zastaví.

Typické problémy

• Faktury kolují e-mailem.
• Nikdo neví, kdo má doklad právě u sebe.
• Chybí historie schválení.
• Účetní musí urgovat schvalovatele.
• Schválení trvá několik dní.

Co přinese automatizace?

Workflow automaticky předá doklad dalšímu schvalovateli, odešle upozornění, pohlídá termíny a zobrazí aktuální stav schvalování. Vedoucí i účetní mají kdykoliv přehled, kde se doklad nachází a kdo je na řadě.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐⭐ Velmi rychlá

2. Onboarding zaměstnanců ⭐⭐⭐⭐⭐

Proč začít právě tady?

Onboarding propojuje HR, IT, office management i přímého nadřízeného. Přesto je ve většině firem stále řízen pomocí e-mailů nebo checklistů. Výsledkem bývá, že nový zaměstnanec první den čeká na notebook, přístupy nebo vstupní kartu.

Typické problémy

• Úkoly jsou rozeslané v několika e-mailech.
• IT neví, kdy zaměstnanec nastupuje.
• Manažer netuší, co už bylo připravené.
• Chybí přehled o průběhu onboardingu.

Co přinese automatizace?

Nastavené workflow automaticky rozdělí úkoly mezi jednotlivá oddělení, nastaví termíny, odešle notifikace a zobrazí průběh onboardingu na jednom místě. Každý ví, co má udělat. Nikdo nemusí nic připomínat.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐⭐ Velmi rychlá

3. Helpdesk a interní požadavky ⭐⭐⭐⭐⭐

Proč začít právě tady?

Každá firma řeší desítky interních požadavků. „Nejde tiskárna,“ „Potřebuji přístup,“ „Objednejte mi licenci.“ Pokud podobné požadavky přicházejí e-mailem nebo přes chat, velmi rychle se ztratí.

Typické problémy

• Nikdo neví, kdo požadavek řeší.
• Chybí historie komunikace.
• Úkoly zapadají v chatu.
• Zaměstnanci posílají stejný požadavek opakovaně.

Co přinese automatizace?

Firemní aplikace Helpdesk může mít nastavenou notifikaci, která vytvoří tiket, přiřadí odpovědnou osobu, nastaví prioritu a umožní sledovat stav řešení od začátku až do uzavření.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐⭐ Velmi rychlá

4. CRM a řízení obchodních příležitostí ⭐⭐⭐⭐☆

Proč začít právě tady?

Ve většině firem není problém získat obchodní příležitost, ale neztratit ji. Obchodníci mají poznámky v mobilu, e-mailech nebo Excelu. Další krok vůči zákazníkovi často závisí jen na tom, že si na něj někdo vzpomene. Jakmile firma roste, přestává tento způsob fungovat.

Typické problémy

• obchodní příležitosti nejsou na jednom místě,
• chybí přehled o tom, v jaké fázi se obchod nachází,
• obchodník zapomene klientovi zavolat,
• vedení firmy nevidí reálný stav pipeline,
• informace zůstávají pouze u jednotlivých obchodníků.

Co přinese automatizace?

Workflow může automaticky:

• vytvářet navazující úkoly,
• upozorňovat na neaktivní obchodní příležitosti,
• měnit stav obchodu,
• posílat notifikace obchodníkům,
• zobrazovat obchodní pipeline v reálném čase.

CRM se tak nestává pouze databází kontaktů, ale nástrojem, který aktivně pomáhá řídit obchod.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐☆ Rychlá

5. Evidence majetku ⭐⭐⭐⭐☆

Proč začít právě tady?

Notebooky. Telefony. Firemní auta. Licence. Nářadí. Ve chvíli, kdy firma roste, přestává být jednoduché udržet přehled o tom, kdo má jaký majetek zapůjčený, kdy končí záruka nebo kde se zařízení právě nachází. Ruční evidence velmi rychle zastarává.

Typické problémy

• není jasné, kdo zařízení používá,
• chybí historie předání,
• zapomíná se na servis,
• licence expirují bez upozornění,
• majetek se eviduje na několika různých místech.

Co přinese automatizace?

Workflow umožní:

• evidovat celý životní cyklus majetku,
• automaticky upozorňovat na konec záruky,
• plánovat servis,
• propojit majetek se zaměstnanci,
• sledovat historii všech změn.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐☆

6. Schvalování dovolených ⭐⭐⭐⭐☆

Proč začít právě tady?

Žádosti o dovolenou bývají jedním z prvních procesů, které firmy řeší digitálně. A není divu. Opakují se každý měsíc, mají jasný průběh a zapojují zaměstnance i manažery.

Typické problémy

• žádosti chodí e-mailem,
• manažer zapomene reagovat,
• HR přepisuje informace do systému,
• zaměstnanci nevidí stav své žádosti,
• dochází ke kolizím termínů.

Co přinese automatizace?

Workflow umožní:

• podat žádost online,
• automaticky ji předat ke schválení,
• upozornit schvalovatele,
• zobrazit stav žádosti,
• propojit schválenou dovolenou s kalendářem nebo personálním systémem.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐☆

7. Nákupní požadavky ⭐⭐⭐⭐☆

Proč začít právě tady?

Objednávka kancelářské židle. Nový monitor. Software. Firemní telefon. Každý požadavek má podobný průběh, přesto bývá ve většině firem řešen individuálně.

Typické problémy

• není jasné, kdo má žádost schválit,
• požadavky se ztrácí v e-mailech,
• chybí historie schvalování,
• zaměstnanci neví, v jakém stavu se požadavek nachází.

Co přinese automatizace?

Workflow automaticky:

• vytvoří žádost,
• odešle ji správnému schvalovateli,
• nastaví termíny,
• upozorní na zpoždění,
• archivuje celý průběh.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐⭐☆

8. Projektové úkoly ⭐⭐⭐☆☆

Proč začít právě tady?

Projektové řízení není jen o úkolech. Je o tom, že každý ví, co má dělat, kdy to má být hotové a na čem závisí práce ostatních. Jakmile jsou informace rozdělené mezi e-maily, chat a několik tabulek, začínají vznikat zbytečné prodlevy.

Typické problémy

• úkoly nejsou přiřazené konkrétním lidem,
• termíny nejsou vidět,
• dokumentace je uložená na různých místech,
• nikdo nemá přehled o celkovém stavu projektu.

Co přinese automatizace?

Workflow propojí:

• úkoly,
• termíny,
• odpovědnosti,
• dokumenty,
• komunikaci,
• schvalovací kroky.

Každý člen týmu tak pracuje s aktuálními informacemi.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐☆☆ Střední

9. Servisní požadavky ⭐⭐⭐☆☆

Proč začít právě tady?

Servis strojů, budov nebo zařízení má obvykle jasně definovaný průběh. Přesto se stále často plánuje pomocí Excelu nebo kalendáře.

Typické problémy

• servisní zásahy nejsou evidované,
• chybí historie oprav,
• zapomíná se na pravidelné revize,
• není přehled o vytížení techniků.

Co přinese automatizace?

Workflow umožní:

• plánovat servis,
• automaticky vytvářet opakované úkoly,
• sledovat historii oprav,
• upozorňovat na blížící se termíny.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐☆☆

10. Schvalování smluv a dokumentů ⭐⭐⭐☆☆

Proč začít právě tady?

Smlouva často projde několika lidmi. Právním oddělením. Manažerem. Finančním ředitelem. Jediný ztracený e-mail může celý proces zdržet o několik dní.

Typické problémy

• není jasné, kdo má dokument právě u sebe,
• schvalování probíhá mimo systém,
• chybí historie změn,
• různí lidé pracují s různými verzemi dokumentu.

Co přinese automatizace?

Workflow zajistí:

• správné pořadí schvalování,
• automatické notifikace,
• historii všech kroků,
• centrální evidenci dokumentů.

Typická návratnost: ⭐⭐⭐☆☆

Co mají všechny tyto procesy společného?

Možná jste si všimli jedné věci – žádný z procesů v našem seznamu není složitý. Nejde o ERP. Nejde o výrobní plánování. Ani o účetnictví. Naopak. Všechno to jsou procesy, které zaměstnanci řeší každý den a které jsou postavené na stále stejném scénáři: někdo vytvoří požadavek → někdo jej zkontroluje → někdo jej schválí → někdo jej dokončí.

Právě opakovatelnost dělá z těchto procesů ideální kandidáty pro automatizaci.

Jaké procesy firmy automatizují nejčastěji?

Přestože každá firma funguje jinak, z našich zkušeností s digitalizací firemních procesů se opakují stejné oblasti. Firmy většinou nezačínají složitými projekty, ale procesy, které zaměstnanci používají každý den.

Nejčastější první automatizace bývají:

1. Schvalování dokladů
2. CRM a obchodní procesy
3. Onboarding zaměstnanců
4. Helpdesk a interní požadavky
5. Evidence majetku
6. Schvalování dovolených
7. Nákupní požadavky
8. Projektové workflow
9. Servisní požadavky
10. Schvalování smluv

Společné mají jedno – každý z těchto procesů se opakuje, zapojuje více lidí a stojí na předávání informací. Právě proto přináší jejich automatizace rychlé výsledky.

Které procesy si nechat až na později?

To neznamená, že ostatní procesy nemá smysl digitalizovat. Jen bývá výhodnější začít tam, kde změnu pocítí zaměstnanci téměř okamžitě. Mezi projekty, které často dávají větší smysl řešit až v další fázi, patří například:

• kompletní implementace Tabidoo jako alternativy levnějšího a flexibilnějšího ERP,
• rozsáhlé výrobní plánování,
• skladové hospodářství,
• účetní systémy,
• komplexní reporting celé firmy.

Tyto projekty bývají náročnější na analýzu, implementaci i změnu zavedených procesů. Naopak jednodušší workflow pomohou firmě získat první zkušenosti s digitalizací a vytvořit pevný základ pro další rozvoj.

Excel, projektový nástroj nebo workflow platforma?

Neexistuje univerzálně nejlepší řešení. Každý typ nástroje je vhodný pro jinou situaci.

Řešení	Kdy dává smysl	Omezení
Excel	Jednoduché seznamy, jednorázová evidence nebo osobní přehledy.	Data se přepisují ručně, chybí automatizace, schvalování, notifikace i práce více lidí nad jedním procesem. S rostoucí firmou přestává stačit.
Tabidoo	Digitalizace firemních procesů, schvalovací workflow, CRM, helpdesk, HR, evidence majetku nebo zakázek. Vhodné pro firmy, které chtějí více procesů řídit v jedné platformě a postupně je rozšiřovat bez programování.	Nenahrazuje specializované účetní nebo mzdové systémy. Naopak se s nimi často propojuje pomocí API nebo integrací.
Asana, ClickUp, Monday.com nebo Trello	Řízení projektů, úkolů a týmové spolupráce.	Skvělé projektové nástroje, ale nejsou primárně navržené pro řízení firemních agend, schvalovacích procesů nebo vlastních databázových aplikací.
Airtable	Databáze a jednodušší interní aplikace.	U složitějších workflow, rolí a návazností může být potřeba více technických úprav nebo doplňkových nástrojů.
Microsoft Power Apps	Organizace využívající Microsoft 365 s vlastním IT týmem nebo vývojáři.	Nabízí vysokou flexibilitu, ale vývoj i následná správa bývají technicky náročnější a mohou vyžadovat pokročilé znalosti platformy Microsoft.

Nejdůležitější není vybrat nejznámější nástroj. Ale zvolit si řešení, které odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně funguje dnes – a které zvládne růst společně s ní.

Kdy dává smysl Tabidoo?

Tabidoo doporučujeme zejména tehdy, když:

• chcete digitalizovat více procesů na jednom místě,
• jednotlivé workflow na sebe navazují,
• potřebujete procesy upravovat bez složitého programování,
• chcete propojit data napříč odděleními,
• hledáte platformu, kterou lze postupně rozšiřovat podle růstu firmy.

Jednou z největších výhod workflow platformy je, že nezačínáte pokaždé od nuly. Dnes můžete digitalizovat schvalování dokladů. Za měsíc onboarding. Později CRM, helpdesk nebo správu majetku.

Vše přitom pracuje se stejnými daty a v jednom prostředí.

---

Kdy zvolit jiné řešení?

Tabidoo nemusí být nejlepší volbou, pokud:

• hledáte výhradně účetní nebo mzdový software,
• potřebujete hotový HR systém s pevně danou funkcionalitou,
• řešíte pouze jeden velmi jednoduchý proces bez návazností,
• nechcete procesy přizpůsobovat vlastním potřebám.

V takových případech může dávat větší smysl specializovaný nástroj.

Automatizace firemních procesů není jednorázový projekt

Je to postupná změna způsobu práce. Firmy, které z ní získávají největší přínosy, obvykle nezačínají těmi nejsložitějšími projekty. Začínají procesy, které zaměstnanci opakují každý den a které zbytečně zabírají čas. Schvalování dokladů. Onboarding zaměstnanců. Helpdesk. CRM. Evidence majetku.

Právě zde vznikají desítky drobných prodlev, ruční přepisování dat a nepřehledná komunikace. Jakmile tyto procesy převezme workflow, zaměstnanci se mohou věnovat práci s vyšší přidanou hodnotou místo rutinní administrativy.

Pokud hledáte platformu, která vám umožní vytvářet aplikace podle vlastních procesů, postupně digitalizovat jednotlivé agendy a propojovat je do jednoho systému, může být Tabidoo vhodným výchozím bodem. Nemusíte přitom automatizovat všechno najednou. Stačí začít jedním procesem, který lze popsat vlastními slovy. Náš Tabidoo AI parťák se postará o zbytek.

Nejčastější otázky (FAQ)

Jaké firemní procesy automatizovat jako první?

Nejčastěji se doporučuje začít procesy, které se pravidelně opakují, zapojují více lidí a obsahují rutinní administrativu. Typicky jde o schvalování dokladů, onboarding zaměstnanců, helpdesk, CRM nebo schvalování dovolených.

Jak poznám, že je proces vhodný pro automatizaci?

Dobrým kandidátem je proces, který se opakuje několikrát týdně, zahrnuje více oddělení, využívá e-maily nebo Excel, obsahuje ruční přepisování dat a má jasně definované kroky.

Vyplatí se automatizace i malým firmám?

Ano. Právě menší firmy často pocítí přínosy velmi rychle, protože i jednoduché workflow dokáže ušetřit desítky hodin administrativy měsíčně.

Potřebuji na automatizaci programátora?

Ne nutně. Low-code platformy umožňují vytvářet a upravovat firemní aplikace bez klasického vývoje. Díky tomu lze procesy měnit průběžně podle potřeb firmy.

Jak dlouho trvá automatizace firemního procesu?

Záleží na jeho složitosti. Jednodušší workflow lze nasadit během několika dnů, zatímco rozsáhlejší procesy mohou vyžadovat podrobnější analýzu a postupnou implementaci.

Jaké procesy lze automatizovat pomocí AI?

AI dnes pomáhá se zpracováním dokumentů, vytěžováním dat z faktur, tříděním požadavků, návrhem workflow, generováním odpovědí nebo vyplňováním formulářů. Ve spojení s workflow platformou dokáže převzít i řadu rutinních kroků v rámci firemních procesů.

Například AI parťák v Tabidoo umožňuje vytvářet firemní aplikace a workflow na základě běžného popisu procesu, navrhovat automatizace, pracovat s daty nebo pomáhat uživatelům s každodenní správou aplikací. Firmy tak mohou digitalizovat procesy rychleji a bez nutnosti složitého programování.