Jak řídit onboarding zaměstnanců: přestaňte řídit nástupy přes e-maily a Excel

Co je onboarding zaměstnance?

Onboarding je proces, který začíná ve chvíli, kdy kandidát přijme pracovní nabídku, a končí až ve chvíli, kdy je nový zaměstnanec plně zapojený do práce. Mnoho firem si onboarding spojuje pouze s prvním pracovním dnem. Ve skutečnosti jde o sérii navazujících kroků, které mají zajistit, že nový kolega:

• má připravené pracovní vybavení,
• získá přístupy do všech potřebných systémů,
• absolvuje povinná školení,
• rozumí své roli a odpovědnostem,
• zná firemní procesy,
• rychle se stane produktivní součástí týmu.

Z pohledu řízení firmy je onboarding především workflow, které propojuje více oddělení a obsahuje jasně definované úkoly, termíny i odpovědnosti.

Největší problém onboardingu není HR, ale koordinace

Když se mluví o onboardingu, většina lidí si představí práci personalisty. Ve skutečnosti ale onboarding téměř nikdy nestojí jen na HR.

Do procesu běžně vstupují:

• HR,
• přímý nadřízený,
• IT,
• office management,
• recepce,
• účetní,
• bezpečnostní technik,
• kolegové z týmu.

A právě tady vzniká nejvíce problémů. Personalista odešle e-mail IT. Manažer zapomene objednat notebook. Office management netuší, že zaměstnanec nastupuje už v pondělí. Školení BOZP se přesune na další týden. Každý udělal svou část práce dobře. Nikdo ale neviděl celý proces.

Z našich zkušeností s digitalizací firemních procesů vyplývá, že největším problémem onboardingu nebývá samotná administrativa. Nejčastěji selhává předávání informací mezi jednotlivými odděleními. Pokud není jasně vidět, kdo má co udělat a do kdy, vznikají zbytečné prodlevy, urgence i chyby.

Jak poznáte, že onboarding ve vaší firmě přestává fungovat?

Pokud se poznáváte alespoň ve dvou bodech, je pravděpodobně čas proces přehodnotit.

• Nový zaměstnanec první den čeká na notebook nebo přístupy.
• Úkoly se předávají e-mailem nebo přes chat.
• Manažer neví, co už bylo hotové.
• HR musí jednotlivým lidem připomínat jejich úkoly.
• Každé oddělení používá jiný seznam nebo tabulku.
• Každá pozice má jiný onboarding, ale nikdo nemá přehled o rozdílech.
• Není možné jednoduše zjistit, v jaké fázi se onboarding nachází.

Pokud onboarding stojí na paměti jednotlivých lidí, nejde o proces. Jde o improvizaci.

Checklist nestačí, potřebujete workflow

Mnoho firem začíná onboarding řešit pomocí checklistu, což je správně. Checklist totiž pomůže sjednotit jednotlivé kroky. Jenže následně tento checklist neumí řídit proces.

Například:

• neví, že IT dokončilo svůj úkol,
• neupozorní manažera, že má naplánovat první schůzku,
• nepřipomene personalistovi chybějící dokumenty,
• nezobrazí vedení firmy, v jaké fázi onboarding právě je.

Workflow jde mnohem dál. Místo pouhého seznamu úkolů dokáže automaticky řídit jejich návaznost.

Například:

Přijat nový zaměstnanec

↓

vytvořit pracovní smlouvu

↓

připravit notebook

↓

založit účet Microsoft 365

↓

objednat vstupní kartu

↓

naplánovat BOZP

↓

odeslat uvítací e-mail

↓

naplánovat 1:1 schůzku

↓

vyhodnotit zkušební dobu

Každý krok vznikne přesně ve chvíli, kdy má. Nikdo nemusí hlídat, co následuje.

Jak by měl vypadat moderní onboarding?

Dobře nastavený onboarding začíná ještě před prvním pracovním dnem.

1. Před nástupem

Cílem je připravit vše tak, aby nový zaměstnanec mohl první den opravdu pracovat.

Typické úkoly:

• vytvoření pracovní smlouvy,
• založení uživatelských účtů,
• příprava notebooku a telefonu,
• přidělení licencí,
• objednání vstupní karty,
• příprava pracovního místa,
• zaslání uvítacího e-mailu.

2. První den

První den by neměl být o řešení problémů, ale o seznámení.

Typicky zahrnuje:

• předání vybavení,
• představení firmy,
• seznámení s týmem,
• školení BOZP,
• vysvětlení procesů,
• první pracovní úkoly.

3. První měsíc

V této fázi už onboarding přechází do adaptace. Manažer by měl pravidelně ověřovat:

• jak se zaměstnanec orientuje,
• jestli má všechny potřebné informace,
• kde potřebuje pomoc,
• jak hodnotí první týdny.

4. Zkušební doba

Onboarding nekončí prvním týdnem, ale vztahuje se i ke zkušební době, jejíž důležitou součástí jsou:

• pravidelné 1:1 schůzky,
• zpětná vazba,
• plán rozvoje,
• vyhodnocení zkušební doby.

PŘEČTĚTE SI TAKÉ: Jak Tabidoo vytvořilo „2,5 člověka navíc“ bez náboru 

Excel, HR systém nebo workflow platforma?

Neexistuje jedno správné řešení. Záleží na velikosti firmy i složitosti procesu.

Řešení	Kdy dává smysl	Omezení
Excel	Malé firmy s několika nástupy ročně	Ruční práce, žádné automatizace, omezený přehled
Asana, Monday.com, ClickUp, Trello	Řízení jednoduchých úkolů	Nejde o HR ani procesní systém
HR systémy	Komplexní personální agenda	Menší flexibilita při úpravách workflow
Microsoft Power Apps	Firmy využívající ekosystém Microsoftu	Často vyžaduje pokročilejší vývoj
Airtable	Jednodušší databázové aplikace	Omezenější procesní logika u složitějších scénářů
Tabidoo	Firmy, které chtějí onboarding přizpůsobit vlastním procesům a propojit ho s dalšími agendami	Nenahrazuje mzdový systém ani kompletní HRIS

Důležité není vybrat nejznámější nástroj. Důležité je vybrat řešení, které odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně funguje a které bude růst s vámi a vaším byznysem.

Jak může onboarding fungovat v Tabidoo

Představte si situaci: personalista založí nového zaměstnance. Nemusí psát pět e-mailů. Ani nemusí vytvářet úkoly ručně. Nemusí kontrolovat, jestli už IT připravilo notebook. Stačí jeden krok.

Po vytvoření zaměstnance Tabidoo automaticky:

• vytvoří onboarding,
• rozdělí úkoly mezi HR, IT, manažera a office management,
• odešle notifikace odpovědným osobám,
• nastaví termíny,
• zobrazí průběh onboardingu na dashboardu,
• upozorní na zpožděné úkoly.

Vedoucí pak vidí například:

Onboarding Jana Nováka – 81 % dokončeno
Notebook ✔️
Microsoft 365 ✔️
BOZP ✔️
Mentor ❌
První 1:1 schůzka ❌

Nikdo nemusí hledat informace v e-mailech. Celý proces je na jednom místě.

A protože Tabidoo není pouze HR aplikace, můžete onboarding propojit například se:

• správou majetku,
• helpdeskem,
• školeními,
• interním schvalováním,
• evidencí zaměstnanců,
• správou dokumentů.

Právě propojení více procesů bývá jedním z hlavních důvodů, proč firmy volí workflow platformu místo samostatného HR nástroje.

Kdy Tabidoo dává smysl?

Tabidoo doporučujeme zejména tehdy, když:

• onboarding zahrnuje více oddělení,
• potřebujete automatizovat rutinní úkoly,
• každá pozice má jiný onboarding,
• chcete mít přehled o průběhu v reálném čase,
• onboarding navazuje na další firemní procesy (například správu majetku, schvalování nebo helpdesk),
• hledáte řešení, které lze upravit bez vývoje na míru.

Kdy zvolit jiné řešení?

Tabidoo nemusí být nejlepší volbou, pokud:

• hledáte především mzdový software,
• potřebujete kompletní HRIS s pevně danými funkcemi,
• onboarding řešíte několikrát do roka a jednoduchý checklist vám dlouhodobě stačí.

Nejčastější chyby při onboardingu

• Onboarding začíná až první pracovní den.
• Každé oddělení používá jiný seznam úkolů.
• Nikdo nevidí průběh procesu.
• Úkoly se předávají e-mailem.
• Chybí automatické připomínky.
• Firma onboarding po skončení nevyhodnocuje.

Onboarding zkrátka není jen administrativní povinnost. Je to jeden z klíčových firemních procesů, který ovlivňuje první zkušenost zaměstnance i efektivitu práce několika oddělení.

Pokud onboarding zvládáte pomocí jednoduchého checklistu, může být Excel nebo projektový nástroj dostačující. Jakmile ale proces zahrnuje více lidí, schvalování, návaznosti nebo automatické úkoly, vyplatí se řídit jej jako workflow.

Platformy jako Tabidoo umožňují vytvořit onboarding přesně podle toho, jak vaše firma funguje – bez zbytečného programování a s možností propojit jej s dalšími procesy napříč organizací. Stačí popsat proces, který potřebujete. Tabidoo AI parťák se poté postará o zbytek.

Nejčastější otázky (FAQ)

Jak řídit onboarding zaměstnanců?

Ideálně jako workflow proces s jasně definovanými kroky, odpovědnostmi a termíny. Díky tomu mají HR, manažeři i IT přehled o průběhu a snižuje se riziko chyb.

Jaký je rozdíl mezi checklistem a onboarding workflow?

Checklist je seznam úkolů. Workflow navíc automaticky vytváří navazující úkoly, odesílá upozornění, hlídá termíny a zobrazuje stav celého procesu.

Stačí na onboarding Excel?

Pro malé firmy ano. Pokud onboarding zahrnuje více oddělení nebo složitější procesy, bývá vhodnější workflow platforma nebo HR systém.

Je Tabidoo HR systém?

Ne úplně – je to jedna z možností, jak lze Tabidoo využívat. Tabidoo je low-code platforma pro digitalizaci firemních procesů. Lze v ní vytvořit onboarding na míru a propojit jej s dalšími agendami, jako je helpdesk, schvalování, správa majetku nebo evidence zaměstnanců. V současné době ale existují hotové aplikace na kliknutí určené především HR oddělení.