Jak mít přehled o zaměstnancích? Kompletní průvodce řízením zaměstnanců ve firmě

Co znamená mít přehled o zaměstnancích?

Mít přehled o zaměstnancích neznamená pouze evidovat jejich jména nebo pracovní smlouvy. Znamená mít kdykoliv k dispozici informace o tom:

• kdo na čem pracuje,
• kdo je za co odpovědný,
• kdo je na dovolené nebo pracuje z domova,
• jaké úkoly jsou rozpracované,
• komu končí školení nebo certifikace,
• kdo má přidělený notebook, telefon nebo služební automobil,
• v jaké fázi je onboarding nového zaměstnance.

Pokud tyto informace hledáte v několika tabulkách nebo se na ně musíte zaměstnanců neustále ptát, přehled ve firmě pravděpodobně chybí.

Proč firmy ztrácí přehled o zaměstnancích?

S růstem firmy přibývají zaměstnanci, procesy i administrativa. To, co fungovalo v pětičlenném týmu, přestává fungovat ve dvaceti nebo padesáti lidech.

Nejčastější příčiny jsou:

• evidence zaměstnanců v Excelu,
• úkoly zadávané e-mailem nebo přes chat,
• schvalování dovolených mimo systém,
• dokumenty uložené na různých místech,
• chybějící historie zaměstnance,
• ruční onboarding nových kolegů,
• žádná automatizace HR procesů.

Výsledkem bývá více administrativy, horší spolupráce mezi odděleními a vyšší chybovost.

8 signálů, že už firma ztrácí přehled o zaměstnancích

1. Informace o zaměstnancích jsou uložené na více místech

Osobní údaje, pracovní smlouvy, školení nebo pracovní vybavení evidujete v různých tabulkách a dokumentech.

2. Manažeři nevědí, kdo na čem pracuje

Přehled o úkolech získávají až na poradách nebo se zaměstnanců musí opakovaně ptát.

3. Dovolené a nepřítomnosti se schvalují e-mailem

Historie schválení se ztrácí a nikdo nemá okamžitý přehled o dostupnosti týmu.

4. Onboarding probíhá pokaždé jinak

Každý nový zaměstnanec dostává jiné informace a některé kroky se pravidelně zapomínají.

5. Evidence pracovního vybavení je v Excelu

Notebooky, telefony nebo přístupové karty nejsou propojené s konkrétními zaměstnanci.

6. Dokumenty se obtížně hledají

Pracovní smlouvy, dodatky nebo hodnocení zaměstnanců jsou uložené na různých úložištích.

7. Opakující se HR administrativa zabírá zbytečně mnoho času

Ručně vytváříte stejné úkoly při nástupu nebo odchodu zaměstnance.

8. Reporting vzniká ručně

Pokud vedení potřebuje přehled o zaměstnancích, někdo musí data nejprve dohledat, spojit a upravit.

Co by měl umět moderní systém pro řízení zaměstnanců?

Moderní HR systém nebo workflow platforma by měla umožnit:

• evidenci zaměstnanců,
• správu dokumentů,
• onboarding a offboarding,
• plánování úkolů,
• schvalování dovolených a interních požadavků,
• evidenci pracovního vybavení,
• správu školení a certifikací,
• automatické notifikace,
• dashboardy a reporting v reálném čase,
• propojení s dalšími firemními systémy.

Excel, HR software nebo workflow platforma?

Potřeba	Excel	HR software	Workflow platforma (Tabidoo)
Evidence zaměstnanců	⚠️	✅	✅
Onboarding	❌	✅	✅
Schvalování	❌	Omezeně	✅
Evidence majetku	⚠️	Omezeně	✅
Workflow	❌	Omezeně	✅
Automatizace	❌	Omezeně	✅
Dashboardy	⚠️	Omezeně	✅

Jak to řeší Tabidoo?

Tabidoo propojuje evidenci zaměstnanců s ostatními firemními procesy. Novému zaměstnanci může automaticky vytvořit onboardingový plán, přidělit pracovní vybavení, naplánovat školení, založit úkoly pro jednotlivá oddělení nebo spustit schvalovací workflow. Veškeré informace zůstávají na jednom místě a jsou dostupné v reálném čase.

Nejčastější otázky (FAQ)

Jak mít přehled o zaměstnancích?

Nejlepší způsob je spravovat informace o zaměstnancích, úkolech, dokumentech, schvalování a pracovním vybavení v jednom systému.

Jak vést evidenci zaměstnanců?

Moderní firmy využívají HR software nebo workflow platformy, které automatizují personální procesy a uchovávají všechny informace na jednom místě.

Co by měl umět moderní HR systém?

Měl by podporovat evidenci zaměstnanců, onboarding, správu dokumentů, schvalování, workflow, reporting i automatizaci opakujících se činností.

Kdy přejít z Excelu na HR systém?

Ve chvíli, kdy informace o zaměstnancích přestávají být přehledné, přibývá ruční administrativa nebo jsou data rozdělená mezi více souborů a aplikací.